Malik Voß

Malik Voß

April 12th 2022 4 min read
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EDI Integration in das eigene ERP System: Wie die EDI Implementierung durch Plug & Play schnell gelöst wird

Heimatgut
(Quelle: heimatgut.com)

Über Heimatgut

Heimatgut ist 2014 mit einem Versprechen an den Start gegangen: “Wir befreien die Snacks von ihrem schlechten Ruf”. Gesagt, getan. Das Hamburger Food StartUp mischt den Snackmarkt mit Bio-Produkten ohne Chemie auf. Um das vielfältige Sortiment kümmern sich inzwischen 20 Mitarbeiter:innen, die dafür gesorgt haben, dass die Marke Heimatgut in jedem Supermarkt zu finden ist. Heimatgut verspricht: Immer vegan. Immer Bio. Nie künstlich.

Neben den D2C Geschäft durch eigenen Onlineshop gehören DM, Edeka und Alnatura zu den wichtigsten Handelspartnern. Als ERP System ist weclapp im Einsatz.

Zeitraubende Prozesse bremsen das Wachstum

Digitalisierung und Automatisierung scheinen inzwischen nur noch abgedroschene Buzzwords zu sein. Doch gibt es immer wieder Prozesse, die noch zu größten Teil manuell durchgeführt werden müssen. Gleiches erlebte Heimatgut, als die ersten Geschäftsbeziehungen zum LEH aufgebaut wurden. Bestellungen mussten aufgenommen und manuell ins ERP System übertragen werden, bevor danach eine Lieferbestätigung an den Kunden gesendet werden konnte. Die anschließende Rechnungserstellung musste ebenfalls händisch erfolgen, was in Konsequenz einen unglaublich zeitraubenden Prozess ergab.

Fehler sorgen für lästigen Mehraufwand

Durch all die manuelle Dateneingabe sind Fehler kaum zu vermeiden. Das führte zu kuriosen und leider auch kostspieligen Situationen, in denen beispielsweise die falsche Sorte Chips nach Österreich geliefert wurde. Strafzahlungen und nervenaufreibende Mails waren die Konsequenz. Zudem ist die Arbeit mit mehreren offenen Fenstern und Spreadsheets mühsam und eintönig zugleich. Der Wunsch, nur in dem eigenen ERP System die Bestellung zu bearbeiten, wuchs stetig.

Als Zwischenlösung wurde ein CSV Import per Hand ins System übertragen. Dadurch konnten allerdings keine ausgehenden Nachrichten versendet werden. Dieser Prozess führte zu viel Mehraufwand im Operations-Team.

Eine der wenigen Möglichkeiten, diesen Prozess automatisiert abzubilden, gelingt durch den Standard Electronic Data Interchange (EDI). EDI ermöglicht den Austausch von Bestelldokumenten direkt zwischen den ERP Systemen.

Diese Anforderungen müssen erfüllt werden

Da EDI ein bewährter Standard ist, gibt es mehrere Dienstleister, die den Aufbau einer EDI Schnittstelle anbieten. Aus diesem Grund sollte die Lösung diese Anforderungen erfüllen.

  • 100% Integration mit weclapp - kein manueller Datenimport oder -export
  • neue EDI Verbindungen mit einem Click möglich
  • Kein langwieriges IT Projekt - reibungslose Anbindung kurzfristig umsetzbar

Die Suche nach einem passenden EDI Dienstleister verlief jedoch schleppend und endete für Heimatgut frustrierend. Keines der Angebote konnte für eine einfache Verbindung zu allen Handelspartnern sorgen, die zudem im eigenen ERP System abgebildet werden kann.

Ich war Procuros gegenüber erst sehr skeptisch, nachdem ich die Erfahrung gemacht hatte, dass viele EDI Dienstleister unsere Anforderungen nicht erfüllen konnten. Die EDI Anbindung lief dann allerdings reibungslos auf Anhieb. Und dass, obwohl wir erst 2 Stunden vor dem Kickoff Meeting die API Daten zur Verfügung gestellt haben

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Constantin Hasche
Operativer Projektleiter

In wenigen Tagen zu einer reibungslosen EDI Anbindung

Für eine sofortige Verbesserung der Bestellprozesse bei Heimatgut konnte der Procuros Integration Hub sorgen. Da bereits alle Handelspartner per EDI an den Procuros Hub angebunden sind, ist eine nur einmalige Anbindung nötig, welche daraufhin eine direkte EDI Verbindung zu allen wichtigen Handelspartnern ermöglicht.

Für Heimatgut an dieser Lösung entscheidend: Eine 100% Integration mit weclapp ist möglich und die Implementierung war in 2 Tagen gelöst. Lediglich die API Daten von weclapp wurden benötigt, um die EDI Verbindung einzurichten.

Neue Handelspartner können mit nur einem Klick hinzugefügt und angebunden werden

Procuros EDI Integration

Alle Prozesse an einem Ort

Welche Auswirkungen eine reibungslose EDI Anbindung auf die tägliche Arbeit hat, wird im Operations Team deutlich. Waren vorher viele Spreadsheets und Fenster parallel geöffnet, braucht es nun lediglich noch weclapp. In weclapp laufen alle Prozesse zusammen und alle Aufgaben können von hier aus erledigt werden. Das Wechseln zwischen Excel, Lieferantenportal und co. ist nicht mehr nötig. Alle Prozesse werden an einem Ort ganzheitlich abgebildet und können von hier aus bearbeitet werden.

Live Webinar Procuros x Heimatgut x weclapp

Interessieren Sie sich für einen detaillierten Erfahrungsbericht? Schauen Sie sich gerne die Aufzeichnung unseres Live-Webinar vom 20.04.2022 mit Heimatgut und weclapp an.

Die Aufzeichnung finden Sie hier:

https://www.youtube.com/watch?v=vf3EBJPA-8k

Haben Sie Fragen zum Thema EDI oder möchten mehr über den Procuros Integration Hub erfahren?

Vereinbaren Sie hier direkt einen kostenlosen Beratungstermin mit einem unserer erfahrenen Digitalisierungsexperten oder schreiben Sie uns unter [email protected]

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