Malte Onas

Malte Onas

Jan 20th 2022 5 min read
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Digitaler Bestellprozess bei wasserneutral: Schnelle EDI Anbindung an den Einzelhandel

Über Wasserneutral

Hamburg liegt nicht nur am Wasser, sondern ist auch die Heimat eines Unternehmens, welches sich den schonenden Einsatz dieser Ressource zum Ziel gesetzt hat. wasserneutral fertigt und vertreibt seit 2013 nachhaltige Pflegeprodukte unter der eigenen Marke HYDROPHIL. Seitdem haben sie sich zum Marktführer im Segment der nachhaltigen Zahnhygiene entwickelt.

Mit über 6 Millionen verkauften Zahnbürsten konnten 139 Tonnen Plastik eingespart werden. In 2020 wurde ein Umsatz von 5 Mio. erzielt und das Team umfasst inzwischen knapp 30 Mitarbeiter*innen. Die Produkte von wasserneutral, übrigens immer “wasserneutral, vegan und fair” produziert, werden inzwischen in 28 Ländern vertrieben.

Besonders unterstützenswert: 10% der Gewinne gehen an Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. (https://www.vivaconagua.org)

Digitaler Bestellprozess durch EDI Anbindung

Das Problem: Der Handels-Anforderung nach EDI gerecht werden

Nach erfolgreichem Launch und starkem Wachstum im B2C und eCommerce Geschäft, erreichte wasserneutral bald einen weiteren Meilenstein: die dauerhafte Listung im Kernsortiment von Edeka, Budni, Alnatura, Müller und weiteren Händlern.

Damit einhergehend wurde das Team jedoch mit einer Herausforderung konfrontiert. Zahlreiche Handelspartner forderten eine digitale Anbindung via EDI (electronic data interchange) um Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen digital übermitteln zu können.

Für große LEH Handelspartner ist dieser digitale Bestellprozess ein absolutes Muss. So werden zeitintensive manuelle Dateneingaben vermieden und der Einkaufsprozess kann effizienter ablaufen. Im Fall von wasserneutral bestand sogar das Risiko einer potenziellen Auslistung bei einem ihrer größten LEH Kunden, sollte den EDI-Anforderungen nicht nachgekommen werden. Eine reibungslose EDI Anbindung ist daher geschäftskritisch. Allerdings haben Marken wie wasserneutral bisher große Schwierigkeiten, EDI zu implementieren.

Das liegt daran, dass dies üblicherweise mit hohen Kosten und signifikantem IT-Aufwand verbunden ist:

  • Hohe Anfangsinvestition: EDI Dienstleister rufen nicht selten 5-stellige Beträge pro Handelspartner-Anbindung auf.
  • Zeitintensiv: Das Einrichten einer Handels-Verbindung dauert oft 6-8 Wochen.
  • IT-Komplexität: Eine direkte Integration mit dem ERP System ist für EDI Dienstleister gar nicht oder nur sehr schwer abbildbar.

Als Folge müssen Marken zwischen zwei ungünstigen Optionen wählen. Wird EDI ignoriert, riskiert man die Austlistung oder es drohen Strafzahlungen. Wird EDI implementiert, werden hohe Investitionen und wertvolle Ressourcen benötigt. Diesstellt vor allem für Startups eine enorme Barriere dar.

Die Lösung: EDI schnell & einfach mit dem Procuros Integration Hub

Procuros hat es sich zur Aufgabe gemacht, die digitale Anbindung an alle Handelspartner so reibungslos wie nie zuvor zu ermöglichen. Das ERP System einer Marke wird einmalig mit dem Procuros Plug-and-Play Konnektor an das Procuros Netzwerk angebunden. Dies ermöglicht direkten Zugang zu allen wichtigen EDI Schnittstellen des Handels und führt dazu, dass sich die IT-Komplexität deutlich reduziert.

Neben der geringen IT-Komplexität ergaben sich für wasserneutral folgende entscheidende Vorteile:

  • Keine oder geringe Vorabkosten und kein IT Ressourceneinsatz: Es fallen keine oder nur sehr geringe Anbindungsgebühren an und es werden keine IT Ressourcen auf Kundenseite benötigt.
  • Schnelle und kundenorientierte Handelspartner-Betreuung: In nur wenigen Wochen wurden alle Partner mit dem jeweils gewünschten Datenformat angebunden.
  • Skalierbarkeit: Durch die Hub Architektur können weitere Handelspartner einfach per Plug & Play angebunden werden.

Dank Procuros konnten wir die EDI Anforderungen aller Handelspartner erfüllen und dadurch drohende Strafzahlungen und mögliche Auslistungen vermeiden.

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Wanja Weskott
Geschäftsführender Gesellschafter

Das Ergebnis: Fokus aufs Kerngeschäft statt manuelle Prozesse oder teure IT-Projekte

Nach der schnellen erfolgreichen Implementierung kann wasserneutral nun Bestelldokumente digital empfangen und versenden - direkt im eigenen ERP System. Das Team konnte den Anforderungen des Handels nachkommen und nun professionelle, digitale Prozesse mittels EDI garantieren.

Da manuelle Schritte für Dateneingabe und Dokumentenversand digitalisiert wurden, konnte wasserneutral durch Procuros auch im eigenen Operations Bereich deutlich effizienter werden.

In Zahlen bedeutet das:

  • 4 h wöchentliche Zeitersparnis pro Person in der Abwicklung
  • 90% Fehlerreduktion durch automatische Datenverarbeitung
  • wenige Stunden gesamter Zeitaufwand für Meetings mit Procuros während der Implementierung

In der täglichen Arbeit ist der Procuros Integration Hub eine echte Revolution. Bestelldokumente sende und empfange ich automatisch im ERP System und ich kann mich auf die wirklich wichtigen Dinge fokussieren.

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Ronja Kowalke
After Sales Managerin

Wichtige Wasserneutral Handelspartner:

  • Budni
  • Edeka
  • Flink
  • Flaconi
  • Müller
  • Bio Company
  • Alnatura
  • Biogarten
  • und weitere...

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