Demystifying EDI - Warum die Anbindung an einen Datenstandard aus den 1970er Jahren im Bestellprozess für Handel und Lieferanten entscheidend ist.

EDI (Electronic Data Interchange) wird zwar oftmals mit der Digitalisierung in Verbindung gebracht, doch dieser Datenstandard ist schon viel älter als sämtliche dazugehörige Buzzwords. Warum der Handel eine EDI Anbindung als Anforderung für Lieferanten definiert und welche Vorteile sich für beide Seiten ergeben, wird in diesem Artikel erläutert.

Was ist EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange und wie der Name es schon verrät, werden auf elektronischem Wege Daten miteinander ausgetauscht. Dabei handelt es sich nicht um beliebige Daten, sondern Bestelldokumente wie Rechnungen und Lieferscheine. Diese werden dank EDI vollkommen automatisiert zwischen Handel und Lieferant ausgetauscht. Partner A sendet folglich eine Rechnung als codierte EDI Nachricht an Partner B. Dafür muss jedoch Partner B das EDI Format lesen und verarbeiten können. Es gibt nämlich nicht nur ein standardisiertes EDI Format, sondern mehrere. Das sind u.a.:

• UN/EDIFACT
• TRADACOMS
• ANSI ASC X12

Wichtig für alle Akteure ist es somit zum einen, Bestelldokumente in einem EDI Format zu versenden und zum anderen unterschiedliche Formate empfangen zu können. Die verschiedenen EDI Standards in die eigene IT-Landschaft zu implementieren wird damit leider oft ein sehr komplexes und teures Unterfangen. Die Einrichtung von klassischen EDI Verbindungen ist in der Regel mit erheblichen Kosten verbunden, da die Konnektivität mit mehreren EDI Standards mit dem eigenen ERP System hergestellt werden muss.

Warum EDI nicht mehr wegzudenken ist

Ein deutsches mittelständisches Unternehmen versendet im Durchschnitt 72.000 Rechnungen pro Jahr (Quelle: Environmental Protection Agency). Werden diese vollautomatisiert via EDI versendet, ist eine enorme Zeitersparnis die Konsequenz. Kaum zu erahnen ist, welcher Aufwand aus der manuellen Dateneingabe entstehen würde, wäre EDI nicht zum Standard in der technischen Verbindung von Unternehmen geworden.

Wie EDI tägliche Abläufe bei REWE erleichtert

Oftmals ist es jedoch nicht die eigene Effizienzsteigerung, die im Vordergrund steht, wenn Lieferanten das erste Mal mit dem Begriff EDI in Berührung kommen. Vielmehr ist es eine Anforderung von Handelspartnern wie REWE, Bestelldokumente via EDI zu versenden oder alternativ Plattformen wie das REWE Lieferantenportal zu nutzen. Doch warum besteht der Handel so sehr auf eine EDI Anbindung?

Steht eine Filialleiterin vor dem leeren Regal und möchte Waren nachbestellen, spielt die EDI Anbindung der Lieferanten schon hier eine wichtige Rolle. Die Filialleiterin scannt den nachzubestellenden Artikel mit dem Handscangerät und erhält auf diesem Gerät alle relevanten Infos. Stimmen Preis, Verfügbarkeit und weitere Parameter, kann die Filialleiterin sofort eine Bestellung auslösen. Unabhängig von Test-, Lager- oder Streckenlistung erscheint der Lieferant in diesem Gerät. Um jedoch in dieser Situation eine Bestellung direkt auslösen zu können, muss eine EDI Verbindung zum digitalen Austausch von Bestelldokumenten vorliegen.

Ohne EDI ist der Bestellprozess für die Filialleiterin bedeutend komplizierter. So kann nicht mit dem Handscangerät bestellt werden, sondern die Filialleitung muss zunächst ins Büro, dort alle relevanten Daten (Preis, Verfügbarkeit etc.) nachschlagen und dann mühsam per Mail oder ausgefülltem Bestellformular die Bestellung tätigen.

Aus diesem Grund fordert der Handel zunehmend eine EDI Anbindung aller Lieferanten. Zu groß ist der Aufwand und die Fehleranfälligkeit von manuellen Bestellprozessen. Die EDI Fähigkeit der Lieferanten wird damit zu einem relevanten Meilenstein auf dem Weg zum langfristigen Erfolg im Lebensmitteleinzelhandel.

Wie EDI im täglichen Betrieb bei Lieferanten funktioniert

Der digitale Bestellprozess via EDI bietet ebenso immense Vorteile für Lieferanten. In dem Webinar "Do's & Dont's im Handel"konnte Rebecca Leichsenring von UniBev einen Einblick in die täglichen Operations eines Getränkelieferanten geben. Wie viele andere StartUps begann auch UniBev ihren Geschäftsbetrieb zunächst ohne EDI Anbindung. Dabei mussten Bestellungen der jeweiligen REWE Filiale aus einem Lieferantenportal heruntergeladen werden. Daraufhin wurden die Bestellungen manuell in das eigene Warenwirtschaftssystem übertragen. Wurde die Ware verschickt, mussten Rechnung und Lieferavise daraufhin im Lieferantenportal hochgeladen werden. Eine mühsame und wenig sinnstiftende Arbeit, die zudem extrem fehleranfällig war.

Nach der Einrichtung einer EDI Anbindung empfängt und sendet UniBev alle Bestelldokumente direkt im eigenen ERP System. Sobald die Filialleitung am Regal mit dem Handscangerät die Bestellung abschickt, erscheint diese in UniBev’s ERP System. Rechnungen und Lieferavisen werden im Gegenzug automatisiert aus dem eigenen ERP System direkt an den jeweiligen Supermarkt versendet. Ein Prozess, der keinerlei manuelle Dateneingabe benötigt.

Sei kein Dinosaurier - Anforderungen erfüllen und operations skalieren

EDI ist ein vergleichsweise alter und komplexer Datenstandard, mit dem sich kaum jemand auseinandersetzen möchte. Das liegt auch daran, dass EDI in Hinblick auf die Funktionalität stark eingeschränkt ist. Trotzdem hat sich EDI aufgrund der festgelegten Nachrichtenarten zum Standard im LEH entwickelt. So ist es heutzutage unverzichtbar, dass eine Lieferavise automatisiert verschickt wird, sodass der jeweilige Empfänger die Sendung empfangen kann und Lieferschein und Rechnung abgleichen kann.

Aufgrund der oben beschriebenen Arbeitserleichterungen und Datentransparenz bestehen Handelspartner im LEH darauf, dass Lieferanten EDI Anbindungen zu ihnen einrichten. Somit sehen sich viele Unternehmen damit konfrontiert, EDI-fähig zu werden und gleichzeitig wettbewerbsfähige Operations und digitalisierte Prozesse zu implementieren.

Eine Lösung dafür ist der Procuros Integration Hub.

Der Procuros Integration Hub ist eine Plattform, auf der alle namhaften LEH Partner bereits per EDI angebunden sind. Per Mausklick lässt sich Procuos mit dem eigenen ERP System verbinden, sodass sofort mit allen Handelspartner Bestelldokumente automatisiert und digitalisiert ausgetauscht werden können.

Die Vorteile auf einen Blick

• Keine Anfangsinvestition oder Anbindungsgebühren
• Direktes Arbeiten im eigenen ERP System
• Die EDI-Anforderungen des Handels erfüllen

Mythos EDI

EDI ist Datenstandard mit zahlreichen Formaten, der für den automatisierten Austausch von Bestelldokumenten sorgt. Viele Mythen haben sich um die Komplexität und Kostspieligkeit von EDI gebildet, sodass viele Unternehmen versuchen, einer EDI Anbindung möglichst lange aus dem Weg zu gehen. Zu groß ist die Sorge vor langwierigen und kostspieligen IT-Projekten, welche sich erst nach vielen Jahren amortisieren.

Um dieses Problem zu lösen, und eine radikal einfache, kostengünstige und nutzerfreundliche EDI Lösung zu bieten, wurde Procuros gegründet.

Dieser Artikel entstand mit freundlicher Unterstützung der Rewe StartUp Lounge. Mehr Infos zur StartUp Lounge findest Du finden Sie hier.

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