5 Gründe, warum Du APIs gegenüber EDI für B2B Transaktionen in Betracht ziehen solltest
API, EDI, SFTP, E-Mail... Für den reibungslosen Austausch von Bestelldokumentenn gibt es mittlerweile viele Lösungen - von Ansätzen aus den 1970er Jahren bis hin zu hochkomplexen Lösungen, die in letzter Zeit entwickelt wurden. In diesem Artikel werden die beiden bekanntesten Optionen - EDI und API - untersucht und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile für den Austausch von B2B-Dokumenten dargestellt.
Am Ende gibt es einen klaren Sieger: Mit einer schnelleren, einfacheren und zukunftssicheren Technologie schlägt die Möglichkeit der API-Integration den in die Jahre gekommenen Standard EDI um Längen.
Was ist eine API?
Eine API ( (Application Programming Interface) sorgt dafür, dass zwei unterschiedliche Systeme miteinander kommunizieren können.
Stell dir vor, du sitzt an einem Tisch in einem Restaurant. Du hältst die Speisekarte in der Hand und möchtest nun, dass die Küche eine bestimmtes Gericht für dich zubereitet. Das fehlende Puzzleteil dafür? Ein Kellner, der die Nachricht von dir entgegen nimmt und diese an die Küche weitergibt. Der Kellner ist die API. Er sorgt dafür, dass deine Nachricht richtig aufgenommen wird und daraufhin vollständig an die Küche weitergegeben wird.
Wie an diesem Beispiel zu sehen, verwandelt eine API damit definierte Inputs (Die Bestellung) in definierte Outputs (das Essen). Gebe ich eine Andresse (Inputs) in die Google Maps API ein bekomme ich als Output die exakten Koordinaten angezeigt.
Damit sehr wichtig: Die richtigen Inputs definieren. Google Maps braucht im Normalfall Adressen als Input und keine Namen. Der Kellner kann nur Bestellungen der Karte als Input aufnehmen. Eine Speisekarte bestimmt damit die vorher definierten Inputs. Häufig treten genau hier Fehler auf, wenn diese Inputs unzureichend eingehalten werden.
Aufgrund ihrer vielfältigen Modifizierbarkeit können APIs den digitalen Austausch von Bestelldokumenten radikal verändern. Indem sie einen nahtlosen Kommunikationskanal zwischen verschiedenen ERP-Systemen (z. B. SAP und Xentral) oder Beschaffungsplattformen bereitstellen, schließen sie eine Lücke, die sonst zu endlosen Blockaden im Workflow führt.
Und ja, eigentlich ist Excel ein Programm, welches aus einem Haufen API's besteht.
Wie APIs das B2B Geschäft revolutionieren
Es gibt bereits mehrere Millionen entwickelte APIs, die wir unbewusst im täglichen Leben nutzen. Einige APIs sind sogar öffentlich verfügbar. Beispielsweise die Instagram API. Damit ist es für Drittanbieter möglich, sich an diese Software oder Plattformen anzubinden. Aus diesem Grund gibt es einen beispielslosen Run auf Hub's oder die Integrierung von externen Services & Software zu Drittanbietern. Denn die Nutzung von mehreren Endgeräten und die Synchronisierung zwischen Geräten und Software hat zu einem großen Bedarf an API's geführt.
B2B Transaktionen via EDI: Ein veralteter Standard?
EDI, oder Electronic Data Interchange, ist ein Datenstandard aus den 1970er Jahren, der den automatisierten und digitalen Austausch von Daten über verschiedene Protokolle wie AS2 oder OFTP2 ermöglicht. Er ist bis heute der Standard für die Übermittlung von Auftragsdokumenten geblieben.
EDI ist unglaublich populär, weil er eine Zeit lang die einzige Möglichkeit für automatisierte, digitale Bestellprozesse war, und im Einzelhandel müssen sich die Lieferanten an das halten, was die großen Einzelhändler machen. Wenn der tomato.co-Kunde von seinem neuen Handelspartner ein Onboarding-Paket erhält, in dem genau beschrieben wird, wie die Bestellungen ankommen sollen, wie das Versandetikett formatiert werden soll und welche EDI-Standards einzuhalten sind, ist der tomato.co-Kunde gezwungen, diese zu implementieren, um seine Produkte in die Regale zu bekommen. Und so ist es seit etwa fünfzig Jahren geblieben.
EDI gilt als robust und kann, wenn es erst einmal eingeführt ist, durch automatisierte Bestellungen und eine erhebliche Fehlerreduzierung einen echten Wettbewerbsvorteil bieten. EDI wird zunehmend als Standard vorgeschrieben, und es werden oft Strafen verhängt, wenn dieser Standard nicht eingehalten werden kann.
EDI vs. API für B2B Transaktionen
Machen wir es uns mit einer Grafik einfach. APIs haben sich schnell zu einer zukunftsorientierten Option für Unternehmen entwickelt, die wachsen wollen, weil sie ein neues Maß an Geschwindigkeit, Transparenz und Einfachheit bietet. Die unten hervorgehobenen Unterschiede zeigen, wie EDI für teils unnötige Verzögerungen sorgt.
Was außerdem bei EDI vs API beachtet werden sollte
Gerade für StartUps und Unternehmen, welche mit ihren Ressourcen nachhaltig umgehen wollen, sind zwei weitere Faktoren wichtig. Zum einen der Umgang mit möglichen Fehlern in der Software und eine Frage die sich jeder stellt: Wer kann eine API oder EDI programmieren und pflegen?
Skill Gap
Da APIs sehr universell einzusetzen sind, sind Grundzüge der Architektur einer Vielzahl von Developern bekannt. Auch sind diese bereits in den Lehrplänen vieler Universitäten eingebunden. Der Einsatz von APIs zur Vernetzung von Software nimmt weiter rasant zu und somit sind APIs Teil einer Grundausbildung für jeden Entwickler.
Anders ist das bei EDI. Nicht nur, dass dieser Standard aufgrund des hohen Alters kaum eine spannende Aufgabe darstellt - dieser Standard ist nicht auf andere Einsatzgebiete übertragbar und damit sind es wenige, die sich damit auskennen. Ebenso wird kaum ein Absolvent eines technischen Studiengangs sich mit EDI bereits auseinander gesetzt haben. In dieser Tatsache liegt einer der Hauptgründe, warum EDI hohe Kosten und eine geringe Flexibilität aufweist: Entwickler sind kaum Verfügbar und nur schwer für EDI zu begeistern. Anders sieht das bei APIs aus. Diese finden sich in vielen Anwendungsgebieten und Industrien wieder.
Die Konsequenz: Die Verwendung von APIs führt dazu, dass deine Systeme in die moderne technische Welt integriert werden können und du mit einer Vielzahl von Unternehmen digital interagieren kannst.
Fehlerbehandlung
Auch die stabilste Software ist nicht frei von Fehlern. Der Vorteil der digitalen Übermittlung von Dokumenten ist jedoch, dass Fehler bemerkt werden und somit in der Regel schnell behoben werden können. Tritt ein Fehler in einer EDI-Nachricht auf, muss der gesamte Code ausgelesen und überprüft werden. Dies müsste wiederum von einem Entwickler durchgeführt werden. Das Scannen des gesamten Codes einer EDI-Nachricht nach dem Fehler ist enorm mühsam, zeitaufwändig und teuer.
Mit einer API hingegen können Fehlercodes direkt in eine Fehlermeldung umgewandelt werden, so dass auf der jeweiligen Schnittstelle eine Nachricht mit dem spezifischen Fehler empfangen wird. Fehlt zum Beispiel die Menge der eingegangenen Bestellung, erscheint dieser Fehler sofort im ERP-System des Lieferanten. In Echtzeit. Kein Entwickler ist nötig, um das Problem zu beheben.
Bei EDI hingegen müsste der gesamte Code gelesen werden, um diesen Fehler zu finden. Das Team ist auf die Entwickler angewiesen, und eine kleine Unachtsamkeit bei der Auftragseingabe verschlingt schließlich Ressourcen.
Warum EDI trotzdem seine Berechtigung hat
Einige Einzelhändler, wie z. B. Amazon, haben damit begonnen, die Integration über APIs anzubieten; ein Trend, der in den kommenden Jahren nur noch zunehmen kann. Aber obwohl es theoretisch möglich wäre, alle EDI-Systeme durch API zu ersetzen, wird dies in absehbarer Zeit nicht geschehen. Getreu dem Motto Never change a running system setzen die meisten Lieferanten weiterhin auf EDI, einfach weil diese Technologie funktioniert.
Der Schlüssel liegt vielmehr in der Tatsache, dass wir APIs nutzen können, um EDI-Systeme zu handhaben; um unsere Geschäftstransaktionen mit APIs umzuwandeln, ohne dass sich alle anderen auch umstellen müssen. Mit Plattformen wie Procuros, die APIs nutzen, um unzählige verschiedene EDI- und ERP-Systeme auf einer Schnittstelle zu integrieren, können wir von der Einfachheit und Transparenz profitieren, die APIs bieteten, um die EDI-Anforderungen der Handelspartner zu erfüllen.
Entscheidend in dieser Diskussion ist jedoch die Möglichkeit, sich via API an EDI anzubinden. Das öffnet die Tür, den EDI Anforderungen von Handelspartnern nachzukommen und gleichzeitig eine zukunftsorientierte Lösung einzuführen.
Schnelligkeit, Einfachheit, minimale Fehler: API-basierte Integrationen als die Zukunft der B2B-Transaktionen
Der automatisierte Datenaustausch über EDI funktioniert und ist nicht umsonst der Standard in Handel und Industrie. Dennoch zeichnet sich ab, dass die Zukunft der API gehört. Vor allem aufgrund der geringeren Kosten und der vielfältigen Möglichkeiten werden APIs in Zukunft der neue Standard sein.
Die gute Nachricht ist, dass Lösungen wie der Procuros Integration Hub die Möglichkeit bieten, eine zukunftssichere API-Technologie zu nutzen, um EDI-Anforderungen von Handelspartnern zu erfüllen und gleichzeitig eine deutliche Steigerung der Transparenz und Kosteneinsparungen zu erzielen.