flaconi senkt die Out-of-Stock-Rate um 30%

Mit mehr als drei Millionen aktiven Kund:innen ist flaconi einer der führenden Online-Shops für Beauty und Parfüm in Deutschland. Das umfangreiche Portfolio umfasst ca. 1.000 nationale und internationale Marken mit 50.000 Produkten. Von Drogerie- und Naturkosmetik bis hin zu Premium- und Luxuskosmetik werden alle Produktsegmente abgedeckt. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 700 Mitarbeiter und hat seinen Hauptsitz in Berlin, Deutschland.

ZUSAMMENFASSUNG

flaconi sah sich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert, eine vollständige digitale Vernetzung mit seinen Lieferanten zu erreichen. Dies beeinträchtigte nicht nur die Geschäftskontinuität, sondern führte auch zu schwankenden Lagerbeständen. Daher suchte flaconi einen Partner, der zu seiner agilen Kultur passt, innovative Technologien bereitstellt und in der Lage ist, allen beteiligten Partner:innen eine reibungslose und effiziente Lösung zu bieten.

Durch den Wechsel zu Procuros konnten alle Lieferant:innen von flaconi über eine einzige API angebunden werden. Dies führte zu einer starken Reduktion der Komplexität für alle Beteiligten, einer Verbesserung der Fehlerquote und dem Fehlerhandling sowie zur Steigerung der digitalen Auftragsabwicklung.

Nach den ersten Monaten hat die Nutzung von Procuros bei flaconi zu einer Lieferantenzufriedenheit von 9,1/10 geführt. Für die Zukunft strebt Flaconi eine EDI-Nachrichtenquote von 95% an und plant die Einführung zusätzlicher Nachrichtentypen, um die Vorhersage von Lagerbeständen weiter zu verbessern und einen Just-in-Time-Bestellprozess zu ermöglichen.

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DIE HERAUSFORDERUNG: PLANBARKEIT DER LAGERBESTÄNDE VERBESSERN

Angesichts des umfangreichen Produktportfolios lag es auf der Hand, digitalisierte Order-to-Cash-Prozesse zu nutzen. Der Tech-Stack bei flaconi bestand bereits aus verschiedenen Tools und Anbietern, um angesichts der Heterogenität der Lieferantenbasis einen Großteil der Prozesse digitalisieren zu können. Die technische Landschaft teilte sich dabei in traditionelle Edifact-Verbindungen über X400 sowie in einen dateibasierten Austausch und ERP-Add-ons auf.

Mit einer Vielzahl von Anbietern und Lösungen konnte bereits eine gute EDI-Nachrichtenquote von 85% erreicht werden. Dennoch blieb eine Lücke in der digitalen Konnektivität, die zu

• Herausforderungen bei der Geschäftskontinuität im Auftragsmanagement,
• Einem erhöhten Out-of-Stock-Risiko und entsprechende Umsatzeinbußen sowie
• Einer beeinträchtigten Lieferantenerfahrung führte.

Um die Lücke zu schließen, hofften die Supply Chain Teams, eine neue Lösung mit einem Anbieter zu finden, der sie dabei unterstützt, ihre Prozesse auf der Grundlage eines reibungslosen Verbindungsprozesses effizienter zu gestalten.

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DIE SUCHE: EIN HERVORRAGENDES PROZESSERLEBNIS FÜR ALLE PARTEIEN

Die Kriterien für die Suche eines neuen Partners waren vielfältig, da flaconi mehrere Probleme gleichzeitig lösen wollte:

• Alle Lieferant:innen, von kleinen lokalen Marken bis hin zu großen internationalen Handelsnamen, müssen integriert werden: Der Partner muss über eine breite Palette von Integrationsmöglichkeiten verfügen, um eine Vielzahl von Lieferant:innen anbinden zu können.
• Die Arbeitsweisen müssen übereinstimmen: flacon arbeitet in Prozessen und in der Kommunikation stets agil und erwartet die gleiche Agilität von einem Partner. Sie brauchen schnelle Reaktions- und Lösungszeiten, um rasch voranzukommen.
• Der Fokus liegt auf der Erfahrung der Lieferant:innen: flaconi weiß, dass die Art und Weise, wie ihr Anbieter mit ihren Kund:innen/Marken kommuniziert und arbeitet, auf sie zurückfällt. Daher ist es wichtig, einen Anbieter zu finden, der ein hervorragendes Erlebnis bietet und bei der Lösung von Herausforderungen und der Verbesserung von Prozessen kreativ vorgeht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass flaconi auf der Suche nach einer modernen und effizienten Technologie, gepaart mit einem starken Fokus auf nahtlose Zusammenarbeit war. Nur durch die Kombination dieser beiden Aspekte hatten sie die Gewissheit, dass sie endlich alle technischen Integrationen konsolidieren und mit kalkulierbarem Risiko zu einem einzigen Anbieter wechseln können.

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DIE LÖSUNG: SPANNENDE TECHNOLOGIE ZUR ANBINDUNG ALLER LIEFERANT:INNEN

Mit Procuros haben sie einen Partner gefunden, der beide Anforderungen erfüllt: Eine innovative Technologie gepaart mit einer großartigen Erfahrung sowohl für flaconi als auch für ihre Lieferant:innen.

Die neue Technologie beruht auf einer einzigen API-Verbindung, die mehr Flexibilität für zusätzliche Anwendungsfälle in der Zukunft bietet und die Einrichtung und Wartung deutlich vereinfacht.

Flaconi beschloss außerdem, diese Umstellung zu nutzen, um die bestehende Prozesslogik zu konsolidieren und zu erneuern. Um die Risiken bei der Umstellung vom traditionellen, dateibasierten Ansatz mit der alten Prozesslogik auf einen neuen API-basierten Ansatz mit neuer Prozesslogik für die größten Lieferant:innen zu minimieren, entschied sich das Team für einen speziellen Ansatz. So war es möglich, mit einer dateibasierten Verbindung zu beginnen und dann die Lieferant:innen umzustellen oder auf die alte Integration zurückzugreifen, falls es Probleme mit der neuen Prozesslogik gab.

"Dieser flexible, iterative Ansatz hat uns sehr geholfen, das Projekt zu beschleunigen und das Risiko zu verringern", sagt Simon Berreth, Team Lead ERP and Finance.

Mit dem API-basierten Ansatz wurde nicht nur die Schnittstellenkomplexität verringert, sondern auch eine funktionale und automatisierte Fehlerbehandlung ermöglicht. Anstatt die IT-Abteilung in die operativen Einkaufsprozesse einzubinden, können inhaltliche Fehler an die entsprechenden Ansprechpartner weitergeleitet und innerhalb der Einkaufsabteilung im Self-Service-Verfahren bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine wesentlich schnellere Fehlerbehebung. Die IT-Abteilung musste sich nach dem Go-Live lediglich mit einem einzigen Fehler befassen, der rasch behoben war.

Infolgedessen wurde nicht nur die Erfahrung von flaconi erheblich verbessert, sondern auch die Erfahrung der Lieferant:innen mit benutzerfreundlichen und einfach zu verwendenden Verbindungsoptionen. Darüber hinaus wurden Hilfsmaterialien und ein intuitives Portal für Lieferant:innen integriert. Dies führte dazu, dass sie Procuros mit 9,1/10 für die Erfahrungen bewerteten, die sie bei der ersten Verbindung gemacht haben. Dabei wurde auch die Wartungsfreundlichkeit und die Fehlerbehebung berücksichtigt.

Seit November 2023 wurde die Konsolidierung der drei verschiedenen EDI-Systemen in kürzester Zeit in einer Anbindung konsolidiert. flaconi konnte außerdem einen erheblichen Anstieg der digital versendeten Bestellungen sowie eine Zunahme der automatischen Rechnungsbuchung verzeichnen. Diese Verbesserungen führten zu geringeren internen Ausgaben in der Buchhaltung und in den SCM-Teams, sowie einer verbesserten Out-of-Stock-Rate um 30%.

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ALS NÄCHSTES: WEITERE VORTEILE DER FLEXIBLEN PLATTFORM NUTZEN

Dank der technologisch flexiblen Plattform und einem schnellen und einfachen Anbindungsprozess für Lieferant:innen ist flaconi in der Lage, seine EDI-Nachrichtenquote (derzeit 95%) weiter zu erhöhen und problemlos zusätzliche Nachrichtentypen wie beispielsweise Auftragsbestätigungen einzuführen.

Die Übertragung und Nutzung zusätzlicher Nachrichteninhalte entlang des Order-to-Cash-Prozesses ist mit Procuros nun ebenfalls möglich. Dies wird dazu beitragen, die Vorhersage der Lagerbestände weiter zu verbessern und Probleme zu vermeiden.
Letztlich ist dies die Voraussetzung dafür, dass Just-in-Time-Bestellungen für einen verbesserten Cashflow eingeführt werden können. flaconi plant außerdem weiter in eine engere Zusammenarbeit mit Lieferant:innen zu investieren, indem zukünftig noch weitere Anwendungsfälle ermöglicht werden.

Wir bedanken uns für das Vertrauen und freuen uns darauf, flaconi auf dem weiteren Weg zu unterstützen.