Leitfaden

R/3 zu S/4: Die Chance, Ihre EDI-Verbindungen für die Zukunft auszurichten

Das Laufzeitende von SAP R/3 Systemen rückt immer näher und ein Upgrade auf S/4HANA ist somit auf kurze Sicht unumgänglich. Der Umzug auf S/4HANA bietet die Chance bestehende Prozesse zu überdenken und neu für die Zukunft auszurichten.

So auch im Bereich der Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten, um auch dort die neuen Möglichkeiten von SAP S/4HANA zu nutzen und die digitalen Prozesse mit Kunden und Lieferanten zukunftssicher zu gestalten.

Umstellung von SAP R/3 zu S/4HANA

Der offizielle Support für SAP R/3 läuft bereits in 2027 aus. Somit ist klar, dass er Umstieg auf SAP S/4HANA in Kürze zu erfolgen hat.

Mit S/4 HANA ändern sich allerdings nicht nur Geschäftslogiken und Oberflächen innerhalb des Systems, sondern auch die Schnittstellen, die SAP zu Fremdsystemen bietet: Ein wichtiger Zeitpunkt um Chancen und Risiken für bestehende EDI (Electronic Data Interchange) Prozesse mit Kunden und Lieferanten abzuwägen.

Bisher bilden IDocs (Intermediate Document) die Basis für den Datenaustausch zwischen SAP- und Fremdsystemen. Diese können auch in S/4 HANA auf Basis kleinerer Anpassungen und Erweiterungen weiterhin genutzt werden. Doch schon jetzt zeichnet sich ab, dass die SAP in Zukunft vermehrt auf cloud-basierte Systeme und APIs für die Datenübertragung setzen wird. Zukünftige Innovationen werden somit vermehrt auf diesen Technologien aufbauen.

Daher lohnt es sich im Zuge einer Einführung oder beim Einsatz von S/4 HANA einen genauen Blick auf den derzeitigen EDI Anbieter zu werfen: Unterstützt dieser lediglich die legacy IDoc Welt und klassische EDI Übertragungsformate oder auch den zukunftsgerichteten Datenaustausch via API sowie einfache Migrationsszenarien zu neuen Technologien?

Was muss bei den Schnittstellen zu Handelspartnern beachtet werden

Insbesondere lokale EDI-Konverter-Lösungen oder ältere EDI Systeme stellen sich oft erst während der Einführung als inkompatibel mit S/4HANA oder der gewählten S/4HANA Betriebsoption heraus. Gerade bei einem Schritt in die Cloud, bspw. bei Nutzung des SAP S/4HANA Cloud ERP, ist die Nutzung bisheriger Übertragungsmechanismen wie File-basierten Schnittstellen nicht mehr möglich.

Mit dem Wechsel zu SAP S/4 HANA entstehen dafür neue Möglichkeiten der Datenübertragung via API. Daher entscheiden sich viele für die Nutzung weiterer SAP Produkte wie der SAP Cloud Integration oder für die vermehrte Nutzung bereits in der Vergangenheit beschaffter iPaaS Lösungen wie Boomi oder Mulesoft. Die Produkte ermöglichen die Anbindung externer APIs und damit den Versand und Empfang externer Daten abgestimmt auf die jeweiligen Besonderheiten und individuelle Anforderungen der einzelnen Geschäftsprozesse.

Um abzuwägen, welche Chancen und Risiken eine Wechsel zu S/4 HANA aufwirft, ist es wichtig eine vollständigen Überblick bereits bestehende Handelspartneranbindungen zu erlangen, die Zukunftsfähigkeit ihrer derzeitigen EDI Lösung zu bewerten und die Aufwände und Kosten einer Schnittstellenmigration den Aufwänden und Kosten bei Einsatz eines neuen EDI Providers gegenüber zu stellen.

Denn: Zu keinem anderen Zeitpunkt kann sich ein EDI Providerwechsel mehr lohnen als bei dem Wechsel oder der Migration eines ERP Systems.

Wie gelingt die Schnittstellenmigration zu S/4HANA reibungslos

Um eine Schnittstellenmigration so schnell und reibungslos wie möglich umzusetzen, lohnt es sich folgende Punkte bei einem bestehenden oder neuen EDI Anbieter zu prüfen:

  • Zentrierung der Anbindungen: Werden Anbindungen 1:1 zu ihren Handelspartnern vorgenommen, so bedeutet das nicht nur massive initiale Aufwände, sondern darüber hinaus auch einen langfristig enormen Wartungsaufwand. Besonders flexibel stellen sie sich bei der Wahl eines Anbieters auf, der lediglich eine einzige Schnittstelle zu ihrer S/4HANA Instanz benötigt und basierend darauf flexibel Handelspartneranbindungen vornimmt. Dies senkt Komplexität und Kosten und bildet die Basis für eine schlanke Systemlandschaft der Zukunft.
  • Hybride Integrationsmodelle: Es gibt viele EDI Anbieter, die sich lediglich auf Anbindungen via EDI fokussieren. Nur wenige haben sich darüber hinaus weiter entwickelt und bieten neben klassischen EDIFACT oder VDA Nachrichtentypen via AS2 oder OFTP auch die Möglichkeit sich API-basiert anzubinden oder E-invoicing Anforderungen umzusetzen. Genau diese Kombination ist wichtig, um die Anforderungen traditioneller Handelspartner abdecken zu können und sich gleichzeitig flexibel und zukunftssicher aufzustellen.
  • Serviceansatz: Lassen Sie sich genau aufführen, welche Tätigkeiten und Pflichten bei Ihnen liegen und welche Aufgaben der entsprechende EDI Provider übernimmt. Haben Sie intern wenig Erfahrung mit EDI Prozessen gesammelt oder eingeschränkte Kapazitäten, so empfiehlt es sich einen Anbieter zu wählen, der die komplette Integration und Kommunikation mit ihren Handelspartnern für Sie übernimmt.
  • Error-handling: Gerade bei der Migration eines ERP Systems können zu Beginn vermehrt Probleme und Fehler auftreten. Hier ist es besonders wichtig bei der Wahl eines EDI Providers auf einfache Fehlerbehandlungsmöglichkeiten und Prozesstransparenz zu setzen. An dieser Stelle sollten sie nicht von Antwortzeiten ihres EDI Providers oder der IT Abteilung abhängig sein, sondern dem Fachbereich eine einfache Möglichkeit bieten Fehler im Prozess (bspw. aufgrund der Stammdaten) schnell und einfach beheben zu können.

Bei genauer Abwägung dieser Punkte kann eine S/4HANA Einführung als Chance dienen, um sich auch im EDI Umfeld für die Zukunft flexibel und schlank aufzustellen. 

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