Probleme mit Lieferantenportalen?

Digitale Lieferantenportale versprechen Effizienz, Agilität in der Lieferkette und einfache Kommunikation. Für viele Zulieferer scheinen sie jedoch den Beschaffungsprozess noch mühsamer zu machen.

Versuchen Sie ständig herauszufinden, wie das System eines jeden Ihrer Geschäftspartner funktioniert? Müssen Sie sich bei jeder Plattform manuell anmelden? Müssen Sie Daten aus Ihrem ERP-System in jedes der Portale Ihrer Kunden eingeben?

Dies sind häufige Probleme für viele Lieferanten, insbesondere wenn sie mit mehreren Lieferantenportalen von verschiedenen Kunden zu tun haben. Das ist nicht nur zeitaufwändig und frustrierend, sondern führt auch dazu, dass der Nutzen dieser Portale in Frage gestellt wird.

Im Folgenden werden wir einen genaueren Blick auf Lieferantenportale werfen und warum Unternehmen diese nutzen. Anschließend gehen wir auf die damit einhergehenden Herausforderungen ein und wie diese gemeistert werden können.

Was sind Lieferantenportale?

Wenn Sie Produkte an andere Unternehmen liefern, haben Sie wahrscheinlich nicht nur ein, sondern mehrere Lieferantenportale genutzt. Manchmal werden sie auch als Lieferantenportale bezeichnet. Die bekanntesten Portale sind z.B. SAP Ariba, Jaggaer, SupplyOn, Coupa, Onventis, SourceDay, oder Mespas. Es handelt sich dabei um digitale Plattformen zur Online-Abwicklung von Beschaffungsvorgängen.

Beschaffung wird digital

Im Wesentlichen dienen Lieferantenportale als Online-Austauschplattform zwischen verschiedenen Unternehmen, typischerweise zwischen Kunden und ihren Lieferanten. Sie dienen dazu, digitale Bestellungen aufzugeben, Rechnungen zu bearbeiten, den Liefer- und Bestellstatus zu überprüfen, Dokumente gemeinsam zu nutzen und Informationen auszutauschen.

Die Nutzung eines Lieferantenportals beginnt in der Regel mit einem Onboarding-Prozess. Während dieses Prozesses melden sich die Lieferanten bei den Portalen ihrer Kunden an und richten ein Konto ein. Sobald zwei Handelspartner auf der Plattform verbunden sind, können sie damit nahezu den gesamten Beschaffungsprozess digital abwickeln. Die Partner können Bestellungen aufgeben, einsehen und bearbeiten. Es ist auch möglich, den Versand- und Lieferstatus von Bestellungen zu überprüfen und die Rechnungsstellung online abzuwickeln.

E-Procurement in der Praxis

In der Regel richten große Kunden ein Lieferantenportal ein, das alle ihre Zulieferer nutzen können. Das Elektroautounternehmen Tesla beispielsweise nutzt ein Lieferantenportal, um Lieferungen und Bestellungen bei seinen verschiedenen Lieferanten abzuwickeln. Jedes Unternehmen, das Produkte für Tesla herstellt oder liefert, muss sich beim Lieferantenportal des Unternehmens anmelden, um Bestellungen einzusehen, Versandinformationen zu aktualisieren oder Zahlungen abzuwickeln.

Für Unternehmen wie Tesla ist das sehr praktisch. Sie können ihr gesamtes Lieferkettenmanagement - von der Bestellung über den Versand bis zur Bezahlung - über eine einzige Plattform abwickeln.

Die Vorteile von Lieferantenportalen

Für Unternehmen, die mit mehreren kleinen Zulieferern zusammenarbeiten, bietet der digitale Bestellprozess viele Vorteile.

24/7 Zugang zu Informationen

Lieferantenportale ermöglichen einen 24/7-Zugang zu den Informationen der Handelspartner. Vor allem, wenn ein Unternehmen mit internationalen Lieferanten zu tun hat, erleichtert die Möglichkeit, jederzeit auf Informationen zuzugreifen und Lieferaktualisierungen zu erhalten, ohne sich um Zeitzonenunterschiede kümmern zu müssen, das Management der Lieferkette erheblich.

Gleichzeitig kann jeder die Daten sehen, wenn sie in Echtzeit eingegeben werden. Die Informationen müssen nicht mehr ausgedruckt oder von einer Person zur anderen weitergegeben werden, bevor sie in das System eingegeben werden. Das beschleunigt die Arbeitsabläufe, senkt die Fehlerquote und reduziert den Papierverbrauch, was wiederum die Kosten senkt.

Volle Transparenz

Lieferantenportale machen den Prozess des Supply Chain Managements auch für alle Geschäftspartner sehr transparent. Gibt es zum Beispiel ein Problem mit einer Bestellung oder einer Zahlung, ist es einfach, sich die Historie anzusehen, das Problem zu finden und zu beheben. Was zu einem Konflikt zwischen den Partnern hätte führen können, kann nun innerhalb von Minuten gelöst werden.

Ein transparenter Prozess des Lieferkettenmanagements erleichtert auch den Zugang zu Daten und deren Analyse. Dadurch lassen sich Ineffizienzen viel schneller aufdecken und korrigieren, was zu erheblichen Einsparungen führen kann.

Zeit und Geld sparen

Lieferantenportale beschleunigen auch die Beschaffungsprozesse erheblich. Es ist nicht mehr nötig, sich persönlich mit einem Lieferanten zu treffen, Dokumente entgegenzunehmen, die Daten in das System einzugeben und zahlreiche Telefonate zu führen, bis die Bestellung abgeschlossen ist. Alles kann digital über das Lieferantenportal abgewickelt werden. Beide Partner können ihre Informationen bequem online aktualisieren, was Zeit, Geld und Ressourcen spart.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Nutzung eines Lieferantenportals aus Kundensicht viele Vorteile mit sich bringt. Allerdings gibt es auch ein großes Problem - insbesondere für kleine Lieferanten - über das niemand zu sprechen scheint: Sie verursachen am Ende mehr Arbeit.

Die Herausforderungen von Lieferantenportalen

So praktisch Lieferantenportale für Einkäufer auch sein mögen, so mühsam können sie sich für Lieferanten erweisen. Das liegt daran, dass Sie als Lieferant in der Regel nicht nur mit einem Lieferantenportal zu tun haben. Sie müssen mit mehreren zurechtkommen. Und da verschiedene Kunden unterschiedliche Systeme verwenden, können die Dinge sehr schnell sehr kompliziert werden.

Frustrierende Benutzererfahrung

Zunächst müssen Sie sich mit jedem System vertraut machen. Das braucht Zeit, vor allem, wenn ein Lieferantenportal nicht sehr intuitiv zu bedienen ist. Es kann sein, dass sich die Mitarbeiter durch Lernvideos oder Benutzerhandbüchern mühsam in das System einarbeiten müssen.

Möglicherweise müssen die Mitarbeiter sogar selbst herausfinden, wie sie das Portal nutzen können. Das ist nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern kann auch zu Fehlern führen, die den Prozess noch weiter verlangsamen und möglicherweise die Kunden verärgern.

Daten manuell übertragen

Desweiteren wird es in den meisten Fällen nicht möglich sein, Daten automatisch aus dem ERP System in das Lieferantenportal des Kunden zu übertragen. Für viele Lieferanten hat das zur Folge, dass ihr Beschaffungsteam viel Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten verbringen muss.

Wenn Sie mit mehreren Kunden zu tun haben, die alle unterschiedliche Systeme verwenden, wird dies die Fehlerquote erhöhen und auch für Ihr Team sehr frustrierend sein. Immer mehr Unternehmen sind im Begriff, ihr Operations-management zu digitalisieren und Online-Lieferantenportale einzurichten. Das bedeutet, dass die Arbeitsbelastung für Ihr Team zunehmend überwältigend wird. Am Ende sind Ihre Mitarbeiter vor allem mit der Eingabe von Daten beschäftigt, anstatt den Beschaffungsprozess zu überwachen und mit den Kunden zu verhandeln.

Die gute Nachricht ist: So muss es nicht sein.

Wie Sie E-Procurement für alle effizienter machen

Treten erstmal Probleme im Umgang mit Lieferantenportalen auf, ist die erste Reaktion vieler Lieferanten, die Nutzung von Lieferantenportalen gänzlich abzulehnen. Das mag für große Lieferanten mit einem hohen Marktanteil eine Möglichkeit darstellen. Für kleinere Unternehmen könnte die Weigerung, Lieferantenportale zu nutzen, jedoch zum Verlust von Kunden führen. Viele Handelspartner sind dazu übergegangen, nur noch digital zu bestellen und arbeiten daher lieber mit Lieferanten zusammen, die auch ihre Beschaffungssysteme nutzen.

Ein anderer Ansatz könnte darin bestehen, dass Sie versuchen, jeden Ihrer Kunden an Ihr eigenes IT-System anzubinden. Dies würde einen automatisierten Datenaustausch ermöglichen, anstatt Daten manuell in die Portale eingeben zu müssen. Für die Einrichtung dieses Systems benötigen Sie jedoch umfassendes technisches Know-how und müssen erhebliche Ressourcen investieren. Wenn Sie nicht über eine eigene IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen verfügen, müssen Sie externe Experten beauftragen. Das kann ziemlich kostspielig sein, vor allem, wenn Sie mit vielen Kunden arbeiten.

Aus diesem Grund ziehen es einige Lieferanten vor, mehr Mitarbeiter einzustellen, um die erhöhte Arbeitsbelastung durch den digitalen Bestellprozess bewältigen zu können. Dies kann zwar vorübergehend Engpässe für einzelne Mitarbeiter beheben, indem es die Arbeitsbelastung senkt. Das Problem der Ineffizienz des Systems wird dadurch jedoch nicht gelöst. Am Ende stehen in der Regel mehr frustrierte Mitarbeiter und höhere Kosten.

Wie können Sie also vermeiden, von den Lieferketten Ihrer Kunden abgeschnitten zu werden, zusätzliche Arbeit für Ihr Team zu schaffen und Ihre Kosten zu erhöhen? Die beste Möglichkeit ist, alle Lieferantenportale Ihrer Kunden in ein System zu integrieren. Hier kommt Procuros ins Spiel!

Integrationssysteme lösen die Probleme zwischen Lieferantenportalen und Ihrem ERP-System

Mit demProcuros Integration Hub können Sie alle Interaktionen über Ihr eigenes ERP-System abwickeln. Sie müssen sich nicht einmal mehr in das Lieferantenportal einloggen.

Der Procuros Integration Hub lässt sich direkt mit Ihrem ERP-System, wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics, verbinden. Er spricht auch die Sprache der meisten Lieferantenportale. Mit dem Procuros Integration Hub können Informationen zwischen Ihrem ERP-System und den Lieferantenportalen automatisch konvertiert werden.

Beschaffungsdokumente aus Lieferantenportalen werden automatisch konvertiert und zwischen dem Lieferantenportal und Ihrem ERP-System ausgetauscht. Anstatt ein Angebot in Ihrem ERP-System zu erstellen, es in ein PDF zu exportieren, sich in das Lieferantenportal einzuloggen, die Daten aus Ihrem Angebot manuell einzugeben und das PDF in das Portal hochzuladen, übernimmt Procuros automatisch Ihre fertige Bestellung und überträgt die Daten in das Lieferantenportal - ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.

Für Sie bedeutet das, dass Sie einfach Ihr System nutzen können und sich nicht mehr um die Datenübernahme kümmern müssen. Procuros erledigt das für Sie. So kann sich Ihr Einkaufsteam endlich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist - die Kunden!

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