Fallstricke bei der EDI-Implementierung: Darauf sollten Sie achten
EDI unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu digitalisieren und gleichzeitig effizienter zu gestalten. Die Erfahrung zeigt: Einfach ist die Einführung nicht. Denn auf dem Weg zu einem funktionierenden EDI-Prozess können Ihnen viele Fallstricke begegnen. In diesem Artikel erfahren Sie, auf welche 5 Fallstricke es besonders zu achten gilt und wie diese umgangen werden können.
Was ist EDI?
EDI (steht für „Electronic Data Interchange“) ist der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Dabei werden die verschiedenen Dokumente zwischen Handelspartnern ohne manuellen Eingriff digital ausgetauscht.
Bei EDI handelt es sich nicht um eine spezifische Technologie, sondern vielmehr um eine Verbindung von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen und etablierten Standards für Geschäftsdokumente.
Grundsätzlich gilt: Der Austausch an sich sollte dank etablierten Standards für Handelsdokumente und Formate oder ERP-Systeme von Handelspartnern so einfach wie möglich sein, da sich alle beteiligten Parteien an die vorgegebenen Standards halten. Das es in der Praxis trotzdem zu Fallstricken kommen kann, erfahren Sie im weiteren Text.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen über EDI ist nicht nur schneller und effizienter, für Unternehmen ergeben sich viele Vorteile, wie beispielsweise kürzere Übertragungszeiten, Fehlerreduktion und das Vermeiden von Doppelarbeit.
EDI kurz zusammengefasst
Der elektronische Datenaustausch funktioniert wie folgt: Aus allen notwendigen Informationen im Warenwirtschaftsprogramm (ERP-System) des Ausstellers werden Dokumente wie beispielsweise Rechnungen generiert.
Ein EDI-Konverter wandelt die Daten in ein vom Empfänger vereinbartes Format um und übermittelt diese. Sobald die EDI-Nachricht beim Empfänger ankommt, werden die Daten an die ERP-Datenstruktur des Empfängers angepasst und dort verarbeitet.
Fallstricke bei der EDI-Implementierung: Fünf Beispiele aus der Praxis
Um nun die immensen Vorteile durch eine EDI Integration nutzen zu können, gibt es einige Fallstricke bei der Implementierung, die bereits vorher beachtet werden sollten.
1. Nutzung eines teuren EDI-Dienstleisters
Viele EDI-Anbieter sind immer noch sehr teuer. In der Praxis müssen Unternehmen bei vielen Anbietern damit rechnen, dass sie eine sehr hohe Einrichtungsgebühr zahlen müssen und es damit zu einer hohen Vorabinvestition kommt. Die Unternehmen investieren also sehr viel Geld, ohne dass auch nur ein einziger automatisierter Auftrag verarbeitet wird.
2. Unternehmen möchten EDI-Mapping selbst durchführen und verlieren dadurch Zeit
Was ist EDI-Mapping? Bei Mapping handelt es sich um die Umsetzung von Daten aus einer Struktur in eine andere, wie beispielsweise aus einer SAP IDoc Struktur in eine Excel-Tabelle. Diese Mappings sind sehr zeitaufwändig und kostspielig. Als Grundlage für den gesamten Datenaustausch muss das Mapping fehlerfrei aufgesetzt werden.
3. Abweichung vom Standard – Probleme bei Einzelfällen
EDI funktioniert zwar mit standardisierten Dokumenten, trotzdem gibt es auch hier, wie fast überall, Sonderfälle. Ein Beispiel aus der Praxis macht deutlich, warum die Sonderfälle zu einem Fallstrick werden: Wird für eine Lieferung beispielsweise nur eine halbe Palette benötigt oder bestellt, muss für diese Sonderfälle (die oft nur selten auftreten oder nur einen Handelspartner betreffen) ein komplett neues Mapping erstellt werden.
4. Limitationen des eigenen ERP Systems
Vor Implementierung und Mapping sollte zunächst sichergegangen werden, dass das bislang genutzte eigene ERP System EDI – fähig ist. Viele ERP Systeme bieten vorkonfigurierte EDI Schnittstellen an – ein Background check ist jedoch Pflicht.
5. Vernachlässigung der Sicherheit
Einer der wichtigsten Punkte ist das Thema Sicherheit. Wenn es dabei zu Problemen oder sogar zu einem Ausfall der EDI-Integration kommt, kann dies zu großen Verlusten führen, beispielsweise, wenn Rechnungen und Lieferscheine händisch nachverfolgt und bearbeitet werden müssen. Daher ist es für Unternehmen unumgänglich, regelmäßig Backups durchzuführen und sich eine solide Infrastruktur aufzubauen.
Wieso ist es sinnvoll, sich für die EDI-Implementierung einen externen Partner zu suchen?
Viele Unternehmen entscheiden sich aufgrund der hohen Kosten oder der komplizierten Software dafür, die EDI-Implementierung intern durchzuführen. Wie durch die oben genannten Punkte deutlich wird, kann dies eine große Herausforderung sein, besonders, wenn Nicht-IT-Spezialisten die Integration durchführen sollen.
Auf der anderen Seite gestaltet sich auch die Suche nach dem passenden externen Partner schwierig. Oftmals bieten hier traditionelle Anbieter technisch obsolete Lösungen an, die kostenseitig wenig attraktiv sind.
Procuros ist die erste One-to-All-Plattform für die digitale Verbindung zu Handelspartnern. Die Plattform ermöglicht den direkten Datenaustausch zwischen IT-Systemen, was die manuelle Arbeit und Fehlerquellen um bis zu 90 Prozent reduziert. Durch Plug & Play Integration ist keine Programmierung oder langwieriges IT-Projekt nötig. Außerdem werden alle Anforderungen der Handelspartner erfüllt, womit ein mögliches De-Listing vermieden wird.
