Ihr persönlicher KI-Agent für Auftragsverarbeitung

Innerhalb von 48 Stunden nach der Einrichtung. Wir stellen eine Verbindung zu Ihren bestehenden ERP-Prozessen her und beginnen sofort damit, Dokumente (wie konforme E-Rechnungen) an alle Ihre Kunden zu verschicken— keine Wartezeiten, keine komplexen Implementierungen, keine IT-Projekte.

Binde Sie alle an. Ob Lieferanten EDIFACT, XML, PDF senden oder Webportale nutzen – Procuros konvertiert alles automatisch in das Format Ihres ERP. Eine einzige Integration verarbeitet Hunderte von Lieferantenformaten.

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Für den Einstieg in Procuros sind keine technischen Fachkenntnisse erforderlich. Unsere Plattform ist so konzipiert, dass sie sofort einsatzbereit ist, mit vorgefertigten ERP-Konnektoren und KI, die sofort funktioniert. Sie müssen keine OCR-Tools konfigurieren, keine Mappings erstellen und keine komplexen IT-Projekte durchführen.

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Procuros unterstützt die mehrsprachige Auftragsverarbeitung, d. h. wir können Daten aus eingehenden Aufträgen in allen wichtigen Geschäftssprachen extrahieren und verarbeiten, einschließlich (aber nicht beschränkt auf) Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Niederländisch.

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Ja, Procuros kann mehrseitige Aufträge vollständig verarbeiten – auch solche mit Hunderten von Positionen. Unsere “KI”-Engine liest und extrahiert automatisch alle relevanten Daten auf allen Seiten und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.

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Der Order Agent ist ein KI-Agent, der Ihre eingehenden Bestellungen vollständig automatisiert – vom Moment, in dem ein Kunde eine Bestellung per E-Mail schickt, bis zur Buchung in Ihrem ERP. Er liest die Bestellung in jedem Format, gleicht sie mit Ihren Produkt- und Kundendaten ab, erkennt Probleme und bucht sie automatisch. Stellen Sie sich das wie ein digitales Teammitglied vor, das die manuelle Auftragserfassung übernimmt – damit sich Ihr Team auf die Arbeit konzentrieren kann, die das Geschäft wirklich voranbringt.

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Der Order Agent ist gemacht für Lieferanten und Marken, die Bestellungen von Einzel- oder Großhandelskunden per E-Mail erhalten – meistens als PDF oder Excel Anhang. Wenn Ihr Team diese Bestellungen manuell ins ERP einträgt, übernimmt der Order Agent genau das – vollständig.

Die meisten handelsüblichen KI-Tools beschränken sich darauf, Daten aus einem Dokument zu extrahieren — sie validieren sie nicht mit Ihren tatsächlichen ERP-Stammdaten, behandeln keine Ausnahmen und buchen die Bestellung nicht. Dies selbst zu erstellen bedeutet auch, schwierige Probleme zu lösen: mehrseitige PDFs, gescannte Dokumente, veraltete Artikelnummern, kundenspezifische Preisregeln und mehr. Der Order Agent kümmert sich sofort um all dies und wird mit der Zeit intelligenter, indem er Ihre eigenen Daten verwendet — ohne dass Sie technische Arbeit leisten müssen. Und da Procuros den Order Agent für Hunderte von Kunden und über 20.000 monatlich verarbeiteten Dokumenten verwaltet und kontinuierlich verbessert, steht Ihnen jede Verbesserung automatisch zur Verfügung — ohne einen Finger zu rühren.

Ganz und gar nicht. Ihre Kunden bestellen weiterhin genauso wie heute — per E-Mail, egal welches Format sie verwenden. Kein neues Portal, kein neuer Prozess, kein Onboarding auf ihrer Seite. Alles, was Sie brauchen, ist eine einfache E-Mail-Weiterleitungsregel auf Ihrer Seite, und der Order Agent kümmert sich von dort aus um den Rest.

Wir empfehlen, eine automatische Weiterleitungsregel von Ihrem Bestellpostfach an Ihre individuelle Procuros-Adresse einzurichten (z.B. orders+ihrunternehmen@procuros.io). Hier passiert die Zeitersparnis — sobald die Regel in Kraft ist, wird jede eingehende Bestell-E-Mail automatisch entgegengenommen, ohne dass jemand in Ihrem Team etwas tun muss. Die Einrichtung der Weiterleitungsregel selbst in Ihrem E-Mail-Client (Outlook, Gmail oder ähnlich) dauert nur wenige Minuten. Der Order Agent verarbeitet nur E-Mails, die eine tatsächliche Bestellung enthalten: Anlagen wie PDF- oder Excel-Dateien mit Bestelldaten. E-Mails, an die keine erkannte Bestellung angehängt ist, werden automatisch übersprungen, sodass interne Threads, Bestätigungen oder sonstiger Posteingang nicht beeinträchtigt werden.

Ja – und genau hier geht der Order Agent weit über einfache Datenextraktion hinaus. Bestellungen in der Praxis sind oft unordentlich: veraltete Artikelnummern, falsche GTINs, Produktkennungen, die nicht mehr zum aktuellen Katalog passen. Statt solche Fälle einfach als Fehler zu markieren, lässt sich der Order Agent mit individuellen Geschäftsregeln konfigurieren, die das automatisch abfangen. Bestellt ein Kunde zum Beispiel regelmäßig mit einer untergeordneten GTIN, kennt Ihr ERP aber nur die übergeordnete – der Order Agent erkennt das und korrigiert es, ohne dass jemand eingreifen muss. Diese Regeln werden gemeinsam mit Ihnen beim Onboarding definiert, basierend auf den typischen Eigenheiten Ihrer Kunden und Ihres Katalogs. Und mit jeder Korrektur, die Ihr Team vornimmt, lernt der Agent dazu – sodass immer mehr solcher Fälle künftig vollautomatisch laufen.

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Genauigkeit nehmen wir sehr ernst. Unser Team betreut und verbessert den Order Agent kontinuierlich – über alle Kunden hinweg. Das Ergebnis: eine Extraktionsgenauigkeit von > 99%. Trotzdem empfehlen wir beim Start immer eine einmonatige Überprüfungsphase. In dieser Zeit prüfen Sie jede verarbeitete Bestellung im Procuros-Portal gegen das Original und geben sie manuell für Ihr ERP frei. So wissen Sie genau, was in Ihr System eingeht – ohne dass fehlerhafte Daten durchrutschen. Nach einem Monat reibungslosem Betrieb entscheiden sich die meisten Kunden dafür, auch diesen Schritt zu automatisieren: Bestellungen laufen dann direkt vom Posteingang ins ERP – ohne manuelle Überprüfung.

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