Drei Grundsätze für eine erfolgreiche digitale Transformation
Alle reden von digitaler Transformation! In den letzten zehn Jahren hat das Aufkommen von Trends und Technologien wie Cloud-Plattformen, Software-as-a-Service, Shared Economy und vernetzte mobile Geräte Unternehmen die Möglichkeit geschaffen Geschäftsabläufe neu zu überdenken.
Seit Beginn der COVID-19-Pandemie ist diese Möglichkeit zu einer Notwendigkeit geworden. In den meisten Branchen hat die Krise den Großteil der Kunden- und Partnerinteraktionen ins Internet verlagert. Da viele Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, sind Tools für die digitale Zusammenarbeit für die Effektivität der Belegschaft von entscheidender Bedeutung. Infolgedessen hat sich der Anteil von Digital oder Digital Enabled im Portfolio eines durchschnittlichen Unternehmens um schockierende sieben Jahre beschleunigt. (Quelle: McKinsey Global Survey of executives).
Wir verstehen also, dass sich digitale Technologien immer mehr durchgesetzt haben. Aber was ist digitale Transformation wirklich? Warum sollte es Sie interessieren? Und vor allem: Wie wird die digitale Transformation Ihres Unternehmens zur Erfolgsgeschichte?
Was ist digitale Transformation und wer sollte sich darum kümmern?
Die digitale Transformation ist der Prozess, bei dem digitale Technologien eingesetzt werden, um neue Geschäftsprozesse, eine neue Unternehmenskultur und neue Kundenerfahrungen zu schaffen oder bestehende zu verändern, um den sich ändernden Geschäfts- und Marktanforderungen gerecht zu werden. Diese Neukonzeption des Geschäfts im digitalen Zeitalter ist die digitale Transformation.
Diese Definition von Salesforce berührt drei der wichtigsten Elemente, warum die digitale Transformation wichtig ist: Der effektive Einsatz digitaler Technologien in Kerngeschäftsprozessen kann dazu beitragen, 1) die Kosten zu senken, um wettbewerbsfähig zu bleiben, 2) die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und 3) die Produkte oder Dienstleistungen für den Kunden zu verbessern
Aus diesem Grund sollten Sie sich mit dem Thema digitale Transformation beschäftigen, wenn Sie zum Beispiel
- eine Führungskraft sind, die Ihr Unternehmen zukunftssicher machen und das Wachstum beschleunigen möchte
- ein Manager/in sind, der/die versucht, die Leistung und Zufriedenheit des Teams zu verbessern
- ein/e individuelle(r) Mitwirkende(r) sind, der/die darauf abzielt, bessere Ergebnisse zu erzielen und die Interaktion mit Ihren Handelspartnern zu verbessern
- ein Innovator sind, der/die nach kreativen Wegen sucht, um alte Probleme mit neuen Technologien zu lösen
Die drei Leitprinzipien einer erfolgreichen digitalen Transformation
Es überrascht nicht, dass die Digitalisierung von Kernprozessen und die Neugestaltung der Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens keine leichte Aufgabe sind. Eine kürzlich durchgeführte BCG-Umfrage unter etwa 800 Unternehmen zeigte, dass zwar mehr als 80 % der Befragten ihre digitale Transformation beschleunigen wollten, 70 % jedoch Schwierigkeiten hatten, diese erfolgreich zu implementieren / durchzusetzen
Um erfolgreich zu sein, ist es entscheidend, diejenigen Technologien zu priorisieren und zu implementieren, die tatsächlich einen Mehrwert bringen. Sowohl im Tagesgeschäft, als auch langfristig bei der strategischen Positionierung Ihres Unternehmens.
Wir haben festgestellt, dass es drei Leitprinzipien gibt, die Ihnen dabei helfen können, sich auf die richtigen Bereiche zu konzentrieren: Komplexe Prozesse vereinfachen, Nicht-IT-Benutzer befähigen und Daten nutzbar machen. Sie können sich diese als Grundüberzeugungen für Ihr Unternehmen oder zugrunde liegende Ziele vorstellen, wenn Sie sich auf den Weg zur digitalen Transformation machen und digitale Tools in Ihrem gesamten Unternehmen einführen.
💫 Komplexe Prozesse vereinfachen
Die Komplexität von Geschäftsprozessen nimmt stetig zu. Einerseits wird dies durch eine höhere Spezialisierung von Unternehmen getrieben, andererseits gibt es mehr unterschiedliche Tools und Prozesse, mit denen ein durchschnittlicher Mitarbeiter arbeiten muss. Diese erhöhte Komplexität führt zu längeren Zykluszeiten, geringerer Anpassungsfähigkeit und verringerter Leistung.
Die Vereinfachung komplexer Prozesse kann daher zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden. Beispielsweise kann ein gestraffter Prozess - ermöglicht durch digitale Lösungen - die End-to-End-Zeit für die Beschaffung von einfachen Artikeln wie Büromaterial um bis zu 80% reduzieren. (Quelle: BCG-Artikel - Das Bedürfnis nach schneller Beschaffung erfüllen).
Unternehmen sollten daher digitale Tools implementieren, die Prozesse vereinfachen und dabei helfen, geringwertige Aktivitäten zu automatisieren oder zu beschleunigen. Der primäre Erfolgsfaktor ist das Bestreben, Prozesse ganzheitlich zu überarbeiten, anstatt nur einzelne Schritte zu digitalisieren.
In vielen Fällen kann dies ein iterativer Prozess sein. Beginnen Sie damit, den zu erstellenden Wert oder Output zu definieren, und arbeiten Sie sich dann rückwärts durch den Prozess, um zu sehen, welche Schritte wirklich erforderlich sind. Wählen Sie als Nächstes digitale Tools aus, die zur Vereinfachung des Prozesses beitragen. Wiederholen Sie schließlich diesen Prozess basierend auf den ausgewählten digitalen Tools und suchen Sie nach weiteren Verbesserungen.
Ein Beispiel für Tools, die komplexe Prozesse vereinfachen, ist Calendly. Es vereinfacht den Prozess der Terminplanung. Ein weiteres Beispiel ist Pipedrive, das den Verkaufsprozess rationalisiert. Ebenso wie Pitch, das die Erstellung von Präsentationen mit mehreren Personen verbessert.
👩💻 Unterstützung IT fremder Mitarbeiter
Wenn es darum geht, Prozesse zu digitalisieren und neue Tools zu implementieren, sind für die meisten Unternehmen die IT-Ressourcen der Engpass. Scheinbar kleine Änderungswünsche an alltäglichen Prozessen werden oft zu einer zeitraubenden Aufgabe. IT-Teams sind mit Großprojekten wie der Implementierung eines neuen ERP- oder CRM-Systems beschäftigt.
Abgesehen von der offensichtlichen Frustration, die dies für IT-fremde Mitarbeiter verursacht, die ihre Geschäftsprozesse verbessern möchten, hemmt dies Innovationen und verlängert die Zeit bis zur Einführung digitaler Tools. Im Kontext der Business-to-Business-Kommunikation beispielsweise haben Integrationsteams viele Aufgaben zu erledigen. Daher dauert es in der Regel mehrere Wochen oder sogar Monate, um eine digitale Integration mit einem Handelspartner beispielsweise über EDI herzustellen.
Aus diesem Grund implementieren erfolgreiche Unternehmen Tools, die ihre IT-fremde Mitarbeiter in die Lage versetzen, Prozesse zu orchestrieren und Aufgaben selbst zu erledigen, für die in der Vergangenheit IT-Fähigkeiten erforderlich waren. Beispielsweise kann es ein echter Wendepunkt sein, Tools zu implementieren, die es Mitarbeitern ermöglichen, einfache Integrationen oder Workflow-Automatisierungen einzurichten. Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der Implementierung dieser Tools sind klare Vorgaben, welche Prozessschritte in der Hand der Anwender liegen und welche zentral von der IT abgewickelt werden.
Ein Beispiel für Tools, die auch Nicht-IT-Nutzern helfen, ist Zapier. Es ermöglicht einfache Integrationen und Automatisierung zwischen verschiedenen Anwendungen. Ein weiteres Beispiel ist Alteryx, das komplexe Datenanalysen über eine Drag & Drop-Schnittstelle ermöglicht. Ebenso wie Airtable, das interaktive Datenbanken und die Automatisierung von Arbeitsabläufen einrichtet.
📊 Daten nutzbar machen
Daten sind heute wahrscheinlich die größte ungenutzte Ressource für Unternehmen. Während der Datenfluss ständig zunimmt - allein der Internetverkehr wird bis 2022 voraussichtlich 400 Exabyte pro Monat erreichen - haben die meisten Unternehmen noch nicht herausgefunden, wie sie die Daten, auf die sie Zugriff haben, effektiv nutzen und in Wert umwandeln können. Eine von Bain durchgeführte Umfrage unter Unternehmen mit einem Umsatz von 1 Milliarde US-Dollar ergab, dass nur 4% der Unternehmen angeben, dass sie über die richtigen Mitarbeiter, Tools, Daten und Absichten verfügen, um aus ihren Daten aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. (Quelle: Bain & Company - Der Wert von Big Data).
Es ist schwer abzuschätzen, welches verlorene Geschäftspotenzial in den unstrukturierten, unbrauchbaren Daten von Unternehmen weltweit verborgen liegt. Es sind jedoch leicht Anwendungsfälle vorstellbar, in denen eine effektive Datenanalyse dazu beitragen kann, Kosten zu senken oder Einnahmen zu steigern. Zum Beispiel durch die Analyse, welche Prozesse mehr Arbeit verursachen als andere oder durch die Identifizierung der Kunden mit Cross- oder Up-Selling-Möglichkeiten.
Die Unternehmen, die in den nächsten Jahren erfolgreich sein werden, werden diejenigen sein, die nicht nur viele Daten erfassen, sondern Wege finden, diese zu harmonisieren und zu strukturieren. Und vor allem Unternehmen, die aus diesen Daten umsetzbare Erkenntnisse ableiten. Digitale Tools können diesen Prozess leiten und damit den Übergang zu einer datengesteuerten Entscheidungsfindung beschleunigen. Es gibt zwei Haupterfolgsfaktoren für Unternehmen, die diese Tools einsetzen. Erstens saubere Stammdaten zu etablieren und zweitens bei der Datenanalyse klare Geschäftsziele vor Augen zu haben.
Ein Beispiel für Tools, die Daten nutzbar machen, ist Celonis. Es ermöglicht die Prozessanalyse durch verfügbare Daten aus ERP-Systemen. Ein weiteres Beispiel ist Tableau, das den Prozess der Erstellung interaktiver Dashboards vereinfacht. Ebenso wie Segment, das Nutzerdaten an verschiedene Analyse- und Marketing-Tools weiterleitet.
Wir stehen noch am Anfang der digitalen Transformation
Spannend ist, dass wir noch in den Anfängen der digitalen Transformation stehen. Die bereits erwähnten technologischen Veränderungen werden sich weiter beschleunigen. IDC prognostiziert, dass die weltweiten Ausgaben für die digitale Transformation bis 2023 fast 7 Billionen US-Dollar erreichen werden – eine erstaunliche Zahl, die derzeit mit einer jährlichen Wachstumsrate von 15 % wächst. Dies wird unzählige Möglichkeiten für etablierte Unternehmen schaffen, ihre digitale Akzeptanz weiter zu verbessern, sowie für neue Akteure, in den Markt einzutreten und einfachere digitale Lösungen anzubieten.