Was ist Order to Cash?
In Zeiten von unterbrochenen Lieferketten kommt der Bestellabwicklung immer mehr Bedeutung zu. Der Prozess vom Auftragseingang hin zur Lieferung und der Bezahlung wird unter dem Begriff Order to Cash zusammengefasst und ist vor allem für Supply Chain Manager von hoher Relevanz – denn schafft es das Produkt nicht zum Konsumenten war all die Mühe zuvor umsonst. Und die Bezahlung bleibt ebenfalls aus. Grund genug sich den Prozess im Detail anzusehen und mögliche Optimierungen zu beleuchten. In diesem Artikel erfahren Sie, welche 6 Schritte im Order to Cash Prozess entscheidend sind und wie Sie diese für eine effiziente Bestellabwicklung nutzen können.
Was ist Order to Cash?
Order to Cash ist der Oberbegriff für alle Prozesse, die für die Abwicklung einer Bestellung von Vertrieb bis zur Rechnungsstellung nötig sind. Der Order to Cash-Prozess beginnt mit dem Kauf durch den Kunden (Kaufprozess) und endet mit dem Zahlungseingang beim Verkäufer. Bei Firmenkunden sind diese Geschäftsvorfälle auch unter dem Begriff Purchase to Pay oder Procure to Pay (P2P) geläufig.
Warum dem Order to Cash Prozess eine so große Bedeutung zukommt
Die Auftragsabwicklung ist einer der wichtigsten Prozesse in Ihrem Unternehmen. Der Prozess beginnt mit dem Eingang eines Auftrags oder einer Bestellung und endet mit der Zahlungsabwicklung. Die Komplexität des Order-to-Cash-Prozesses ergibt sich aus den vielen Abteilungen, durch die der Prozess fließt. Vom Vertriebsteam über den Kundendienst bis hin zur Rechtsabteilung gibt es viele Beteiligte, die auf die Informationen zugreifen müssen und daran beteiligt sind. Wenn es innerhalb dieser Prozessschritte zu Unterbrechungen und Fehlern kommt, werden etwa 3-5 % des EBITDA verschwendet, so eine aktuelle McKinsey-Studie. etwa 3-5% des EBITDA verschenkt.
Und es heißt nicht umsonst Order-to-cash Prozess: Am Ende sollte auch die Zahlung in einem angemessenen Zeitraum nach der Bestellung eingehen, um einen stetigen Cashflow gewährleisten zu können.
Zudem trägt eine reibungslose Bestellabwicklung signifikant zu der Customer Experience bei. Oder mit welchem Bauchgefühl empfangen Sie ein Produkt, welches mit 2 Wochen Verspätung und dann in der falschen Ausführung geliefert wird?
Ein effizienter Order to Cash Prozess sorgt daher für zufriedene Kunden und einen positiven Cashflow.
Im Folgenden haben wir 6 Schritte identifiziert, die im O2C Prozess entscheidend sind.
Die Schritte des Order to cash Prozesses
Die Bestellung
Der Order to Cash Prozess beginnt mit dem Eingang einer Bestellung. Ob über den Onlineshop auf Ihrer Website, per E-Mail, via Lieferantenportal oder persönlich über Vertriebsmitarbeiter*innen. Um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen, sollte ihr Auftragsverwaltungssystem automatisiert sein und direkt eine Benachrichtigung in entsprechenden Abteilungen auslösen. Über eine automatisierte Schnittstelle, wie dem Procuros Integration Hub, erhalten Sie Bestellungen von all ihren Handelspartnern an einem Ort, beispielsweise direkt in Ihrem ERP-System. Außerdem sollte das ERP-System mit den Vertriebskanälen verbunden sein, sodass Artikelbestände in Echtzeit angezeigt werden können. Das verhindert fehlerhafte Bestellungen gleich zu Beginn. Ebenso Papierbestellungen - sowie ältere Softwareprogramme, die keine Bestelldaten weitergeben - führen zu Ungenauigkeiten, kostspieligen Klärungen und Engpässen. Ein System, dass alle Stammdaten einheitlich erfasst und verarbeitet ist daher unabkömmlich für eine reibungslose Abwicklung der Bestellung.
Kreditwürdigkeit definieren
Das Kreditmanagement im Rahmen des Order-to-Cash-Prozesses umfasst eine Vielzahl von Aktivitäten, darunter die Einrichtung und Aufrechterhaltung von Kreditlimits, die Ausstellung von Gutschriften, die Aktualisierung überfälliger Forderungssalden, die Anwendung von Rabatten und Boni auf Bestellungen und die Kommunikation mit Kunden, die mit ihren Zahlungen in Verzug sind. Das ERP-System kann bei der Automatisierung und Optimierung helfen, indem z.B. ein bestimmter Kreditrahmen für (Neu-)Kunden eingerichtet wird.
Warenversand
Auch die Daten für den Versand sollten automatisch aus der Auftragsabwicklung hervorgehen. So können die Mitarbeiter*innen im Versand Sendungen zeitnah für die Abholung einplanen und einen zügigen Versand gewährleisten. Sollte Sie bereits mit einem Fullfillment Dienstleister zusammenarbeiten, sollten auch hier die nötigen Daten automatisch zugespielt werden. Das verhindert (wieder einmal) unnötige Fehler und Wartezeiten.
Rechnungsstellung
Nach erfolgreicher Abwicklung und Versand bzw. Auslieferung der Bestellung kommt es zur Rechnungsstellung. Diese sollte nicht nur korrekt für den Kunden erstellt sein, sondern auch nach einem verlässlichen Zeitplan verschickt werden. Somit kann die Finanzabteilung den Mittelzufluss effektiv vorhersagen und den Cashflow entsprechend steuern.
Umgang mit Zahlungsausfällen
Ein Risiko, welches leider kaum zu minimieren ist und häufiger auf der Tagesordnung steht: Forderungen und Mahnungen versenden. Wichtig dabei ist, Fristen genau einzuhalten, um im Zweifel Forderungen abschreiben zu können. Ein automatisierter Order to Cash Prozess beinhaltet auch diesen Schritt und kann Benachrichtigungen ausgeben, sobald eine Rechnung in Verzug gerät oder es einer (manuellen) Überprüfung bedarf.
Datenanalyse
Sind Prozesse digitalisiert und automatisiert ergibt sich ein weiter Vorteil daraus: Die vielen Daten können Aufschluss über mögliche Optimierungslücken geben. Die Analyse der Daten kann damit Handlungsempfehlen zur Vermeidung möglicher Fehler, Bottlenecks und anderer Ineffizienzen geben.
Recap
Für viele Organisationen ist die Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse eine große Herausforderung. Dieser Blogpost veranschaulicht dabei, dass es sich beim Order to Cash um den gesamten Prozess der Bestellabwicklung handelt. Eine enorme Bedeutung kommt diesem Prozess aufgrund der Auswirkungen auf die Customer Experience und den internen Cashflow zu. Bis zu 5% des EBITDA werden durchschnittlich verschenkt, wenn ein Order to Cash Prozess nicht optimiert wird. Durch vielerlei Möglichkeiten wie Cloud basierte ERP-Systeme oder Lösungen zum automatisierten Austausch von Bestelldokumenten wie der Procuros Integration Hub, kann die Fehleranfälligkeit im Order to Cash Prozess signifikant verringert werden. So kann ein effizienter O2C Prozess zu einem echten Wettbewerbsvorteil werden – wenn dieser Effizient aufgesetzt wird und mögliche Fehlerquellen minimiert werden.
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