Kraftling sorgte für schnelles Wachstum, indem es den Bestellprozess mit EDI digitalisiert und die manuelle Dateneingabe automatisiert
Über Kraftling
Kraftling hat sich das ehrgeizige Ziel gesetzt, gesunde Ernährung für alle einfach zu machen. Das Kölner Unternehmen ging 2018 mit dieser Vision an den Start und kann von sich behaupten, eine echte Marktlücke geschlossen zu haben. In einem speziellen Verfahren stellt Kraftling Ingwer-Shots her, die nicht nur über den eigenen Online-Shop verkauft werden, sondern mittlerweile in fast jedem Regal im Lebensmitteleinzelhandel zu finden sind.
Die wichtigsten Handelspartner befinden sich im Bio- und Lebensmitteleinzelhandel in ganz Deutschland.
Normales Wachstum bringt Prozesse an ihre Grenzen
Kraftling wurde in den ersten Supermärkten rund um Köln gegründet und stand vor vielen Herausforderungen, da das Unternehmen schnell wuchs. Eine besondere Herausforderung war der Bestellvorgang, der nicht vollständig automatisiert war und viel Handarbeit erforderte. Obwohl Kraftling bereits ein leistungsstarkes ERP-System (Xentral) verwendete, mussten Daten an vielen Stellen des Bestellprozesses immer noch manuell eingegeben werden. Das Ergebnis: ineffiziente und fehleranfällige Prozesse, die schnell wachsende Startups wie Kraftling in ihrer Wachstumsphase stark einschränken können.
Der Prozess vor der EDI-Implementierung
Bestellungen gingen per E-Mail ein oder wurden aus den Lieferantenportalen der jeweiligen Handelspartner übernommen und anschließend manuell in das ERP-System eingegeben. Die Auftragsbestätigung musste anschließend erneut manuell in das Portal eingegeben werden. Nach dem Versand der Ware mussten Dokumente des Logistikdienstleisters, wie Lieferscheine und Rechnungen, in das firmeneigene ERP-System und das Lieferantenportal des Einzelhändlers übertragen werden. Dies war eine mühsame und unerfüllende Aufgabe, die die Mitarbeiter jede Woche für zahlreiche Stunden fesselte. Darüber hinaus war ein 4-6-Augen-Prinzip erforderlich, um manuelle Fehler zu minimieren.
Für viele Startups ist EDI ein Fragezeichen — sie trauen sich nicht wirklich, es anzugehen. Für uns lagen die Vorteile von EDI jedoch auf der Hand. Die Grundlage für effiziente Prozesse.
Maximilian Wermke, Mitbegründer
Digitale Bestellungen per EDI
Im Einzelhandel basiert die Skalierung und Automatisierung des Bestellprozesses auf einer Verbindung über EDI. EDI steht für Electronic Data Interchange und wird seit Jahrzehnten als Standard verwendet. Dabei wird das ERP-System des Handelspartners (z. B. REWE) mit dem unternehmenseigenen ERP-System verbunden, sodass diese Auftragsdokumente direkt miteinander austauschen können.
Die Vorteile des digitalen Bestellprozesses per EDI bei Kraftling:
Automatisierung
Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen können automatisch in Ihrem eigenen ERP-System empfangen oder gesendet werden. Eine manuelle Übertragung vom oder in das PDF-Format ist nicht mehr erforderlich.
Reduzierung von Fehlern
Dank der automatischen Auftragserfassung gehören Tippfehler der Vergangenheit an und Fehler im gesamten Prozess werden minimiert. Sollte dennoch ein Fehler auftreten, kann dieser ausgelesen werden. Das Ergebnis ist eine deutlich verbesserte Prozesssteuerung. Dadurch werden Strafen minimiert, die durch Fehllieferungen entstehen können.
Im Fall von Kraftling bestand die Herausforderung darin, dass verschiedene Einzelhandelspartner (darunter Edeka und Rewe) innerhalb kurzer Zeit angeschlossen werden mussten.
Integrationszentrum von Procuros
Procuros ermöglicht die Digitalisierung des gesamten Bestellprozesses — ohne hohe Anfangsinvestitionen oder komplexe und langwierige IT-Projekte. Der zusätzliche Aufwand für Lieferantenportale und die manuelle Dateneingabe sollte Food-Startups nicht von ihrem Kerngeschäft ablenken.
Procuros war ein wichtiges Puzzleteil, das zum starken Wachstum von Kraftling beitrug. Ein digitalisierter Prozess von der Bestellung bis zur Rechnung bildet die Grundlage, auf der Kraftling sein Geschäftsmodell skalieren kann. Das Ergebnis ist eine erhebliche Zeitersparnis dank des nun effizienten, automatisierten Prozesses und ein zufriedeneres Team, da sich wiederholende und geringwertige Aufgaben minimiert wurden. Der Fokus liegt nun wieder auf den Kernprozessen und nicht mehr auf der zeitaufwändigen manuellen Dateneingabe. Die Vorteile des Procuros Integration Hubs:
- Keine anfänglichen Investitions- oder Verbindungsgebühren
- Direktes Arbeiten im ERP-System
- Plug-and-Play-Implementierung
Was Procuros auszeichnet, ist seine Denkweise. Anstatt sich auf das Problem zu konzentrieren, sucht es aktiv nach Lösungen. Das ist etwas, was man in der IT-Umgebung nicht oft sieht.