flaconi reduziert die Rate, die nicht auf Lager ist, um 30%

Mit mehr als drei Millionen aktiven Kunden ist flaconi einer der führenden Online-Shops für Beauty und Parfum in Deutschland. Das umfangreiche Portfolio des Onlineshops umfasst rund 1.000 nationale und internationale Marken mit 50.000 Produkten. Es deckt alle Produktsegmente ab, von Drogerie- und Naturkosmetik bis hin zu Premium- und Luxuskosmetik. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 700 Mitarbeiter und hat seinen Hauptsitz in Berlin, Deutschland.

Zusammenfassung

flaconi stand vor vielen Herausforderungen, die sie daran hinderten, eine vollständige digitale Verbindung zu ihren Lieferanten aufzubauen, was zu Problemen mit der Geschäftskontinuität und Risiken im Zusammenhang mit Lagerknappheit führte. Sie waren auf der Suche nach einem Partner, der zu ihrem agilen Arbeitsstil passt, innovative Technologien anbietet und in der Lage ist, allen beteiligten Partnern eine hervorragende Erfahrung zu bieten.

Durch die Bestellung von Procuros konnten alle Lieferanten über eine einzige API miteinander verbunden werden, was dazu beitrug, die Komplexität für die Beteiligten zu reduzieren, die Fehlerbehandlung zu verbessern und die digitale Auftragsabwicklung zu fördern.

Nach den ersten Monaten wurde Procuros verwendet, um eine Lieferantenzufriedenheitsbewertung von 9,1/10 zu erreichen. Mit Blick auf die Zukunft strebt flaconi eine EDI-Rate von 95% an und plant die Einführung zusätzlicher Nachrichtentypen, um die Bestandsprognosen und Just-in-Time-Bestellungen zu verbessern.

Die Herausforderung: Verbesserung der Lagerbestände

Angesichts des umfangreichen Produktportfolios lag es nahe, digitalisierte Order-to-Cash-Prozesse. Den Tech-Stack von flaconi gibt es bereits von verschiedenen Tools und Anbietern, um der Heterogenität des Lieferantenstamms Rechnung zu tragen, einer der wichtigsten Prozesse zur Digitalisierung. Die technische Landschaft war unterteilt in traditionelle Edifact-Verbindungen rund um X400 und dateibasierte Exchange- und ERP-Add-ons.

Eine gute EDI-Nachrichtenrate von 85% wurde bereits bei einer Vielzahl von Anbietern und Lösungen erreicht. Dennoch blieb eine Lücke in der digitalen Konnektivität bestehen, was zu

• Herausforderungen im Zusammenhang mit der Geschäftskontinuität im Vertragsmanagement, ein erhöhtes Risiko, dass nicht mehr auf Lager ist, und entsprechende Umsatzverluste sowie ein Risiko des Lieferrisikos.

Um die Lücke zu schließen, hoffen die Supply-Chain-Teams, mit einem Anbieter eine neue Lösung zu finden, die ihnen hilft, ihre Prozesse auf der Grundlage eines reibungslosen Verbindungsprozesses zu rationalisieren. ‍

Die Suche: Ein herausragendes Prozesserlebnis für alle Beteiligten

Die Kriterien für die Suche nach einem neuen Partner waren vielfältig, da flaconi mehrere Probleme gleichzeitig lösen wollte:

• Alle Lieferanten, von kleinen lokalen Marken bis hin zu großen internationalen Einzelhandelsunternehmen, müssen integriert werden: Der Partner muss über eine Vielzahl von Integrationsoptionen verfügen, um mit einer Vielzahl von Lieferanten in Kontakt zu treten.
• Arbeitsabläufe müssen konsistent sein: flaconi arbeitet in Bezug auf Prozesse und Kommunikation stets agil und erwartet von einem Partner die gleiche Agilität. Sie benötigen schnelle Reaktions- und Lösungszeiten, um schnell Ergebnisse zu erzielen.
• Im Mittelpunkt steht die Erfahrung des Lieferanten: flaconi weiß, dass sich die Art und Weise, wie sein Lieferant mit seinen Kunden/Marken kommuniziert und zusammenarbeitet, darauf auswirkt. Daher ist es wichtig, einen Lieferanten zu finden, der eine hervorragende Erfahrung bietet und einen kreativen Ansatz zur Lösung von Herausforderungen und zur Verbesserung von Prozessen verfolgt.

Zusammenfassend war flaconi auf der Suche nach moderner und effizienter Technologie, gepaart mit einem starken Fokus auf eine reibungslose Zusammenarbeit. Nur durch die Kombination dieser beiden Aspekte konnten sie sicher sein, dass sie endlich in der Lage sein würden, alle technischen Integrationen zu konsolidieren und zu einem einzigen Anbieter mit kalkulierbarem Risiko zu wechseln.

Die Lösung: Spannende Technologie zur Vernetzung aller Lieferanten

Mit Procuros haben Sie einen Partner gefunden, der beide Anforderungen erfüllt: innovative Technologie gepaart mit einem großen Erfahrungsschatz sowohl für Flaconi als auch für seine Lieferanten. Die neue Technologie, die auf einer einzigen API-Verbindung basiert, bietet mehr Flexibilität für zukünftige Anwendungsfälle und vereinfacht die Einrichtung und Wartung erheblich.

flaconi entschied sich auch, diesen Übergang zu nutzen, um die bestehende Prozesslogik zu konsolidieren und zu erneuern. Um die Risiken zu minimieren, die mit der Umstellung vom traditionellen, dateibasierten Ansatz mit der alten Prozesslogik auf einen neuen API-basierten Ansatz mit neuer Prozesslogik für die größten Lieferanten verbunden sind, entschied sich das Team für einen hybriden Ansatz. Dies wurde ermöglicht, indem eine dateibasierte Verbindung hergestellt und dann in der alten Integration zum Anbieter gewechselt wurde, falls es Probleme mit der neuen Prozesslogik gab.

„Dieser flexible, iterative Ansatz hat uns wirklich dabei geholfen, das Projekt zu beschleunigen und Risiken zu reduzieren“, sagt Simon Berreth, Teamleiter ERP und Finanzen.

Der API-basierte Ansatz reduzierte nicht nur die Komplexität der Schnittstelle, sondern ermöglichte auch eine funktionale und automatisierte Fehlerbehandlung. Anstatt die IT-Abteilung in operative Einkaufsprozesse einzubeziehen, können inhaltliche Fehler an den entsprechenden Ansprechpartner weitergeleitet und innerhalb der Einkaufsabteilung im Rahmen eines Self-Service-Verfahrens bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine wesentlich schnellere Fehlerbehebung. Nach der Inbetriebnahme musste sich die IT-Abteilung nur noch mit einem einzigen Fehler befassen, der schnell behoben wurde.

Dadurch verbesserte sich nicht nur die Erfahrung von flaconi erheblich, sondern auch die Erfahrung des Anbieters mit benutzerfreundlichen und einfach zu bedienenden Verbindungsoptionen. Darüber hinaus wurden Unterstützungsmaterialien und ein intuitives Portal für Lieferanten integriert. Dazu gehörte auch die Tatsache, dass sie für das Erlebnis, das sie beim ersten Verbindungsaufbau hatten, eine Punktzahl von 9,1/10 Punkten erzielten. Wartungsfreundlichkeit und Problembehebung wurden ebenfalls berücksichtigt.

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Im November 2023 wurden drei verschiedene EDI-Systeme in einer Verbindung konsolidiert. flaconi verzeichnete auch einen deutlichen Anstieg der digital versendeten Bestellungen und die Einführung der automatischen Rechnungsbuchung. Dies führte zu niedrigeren internen Kosten in den Buchhaltungs- und SCM-Teams sowie zu einer Verbesserung der Rate, die nicht auf Lager war, um 30%.

Weiter: Nutzen Sie die zusätzlichen Vorteile der flexiblen Plattform

Dank seiner technologischen Flexibilitätsplattform und eines schnellen und einfachen Onboarding-Prozesses für Lieferanten ist flaconi in der Lage, seinen EDI-Newsfeed (derzeit 95%) weiterhin problemlos um zusätzliche Benachrichtigungsarten wie Vertragsbestätigungen zu erweitern.

Die Übertragung und Nutzung zusätzlicher Nachrichteninhalte über den Order-to-Cash-Prozess ist jetzt mit Procuros möglich. Dies ist ein Vorteil, um die Lagerbestände im Voraus zu verbessern und Probleme zu vermeiden. Als Voraussetzung für einen verbesserten Cashflow werden endgültige Positionen für einen verbesserten Cashflow bereitgestellt. Das Flaconi-Werk arbeitet auch weiterhin eng mit Lieferanten zusammen, um auch in Zukunft weitere Anwendungsfälle zu ermöglichen.

Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und freuen uns darauf, flaconi auf seiner weiteren Reise zu unterstützen.