EDI Integration in das eigene ERP System: Wie die EDI Implementierung durch Plug & Play
Über Heimatgut
Heimatgut startete 2014 mit einem Versprechen: "Wir befreien Snacks von ihrem schlechten Ruf." Gesagt, getan. Das Hamburger Food-Startup mischt mit Bio-Produkten ohne Chemie den Snack-Markt auf. Mittlerweile kümmern sich 20 Mitarbeiter um das vielfältige Sortiment und haben dafür gesorgt, dass die Marke Heimatgut in jedem Supermarkt zu finden ist. Heimatgut verspricht: Immer vegan. Immer Bio. Niemals künstlich.
Neben dem D2C-Geschäft über den eigenen Online-Shop zählen DM, Edeka und Alnatura zu den wichtigsten Handelspartnern. Als ERP-System ist weclapp im Einsatz.
Zeitraubende Prozesse bremsen das Wachstum
Digitalisierung und Automatisierung scheinen inzwischen nur noch abgedroschene Buzzwords zu sein. Doch gibt es immer wieder Prozesse, die noch zu größten Teil manuell durchgeführt werden müssen. Gleiches erlebte Heimatgut, als die ersten Geschäftsbeziehungen zum LEH aufgebaut wurden. Bestellungen mussten aufgenommen und manuell ins ERP System übertragen werden, bevor danach eine Lieferbestätigung an den Kunden gesendet werden konnte. Die anschließende Rechnungserstellung musste ebenfalls händisch erfolgen, was in Konsequenz einen unglaublich zeitraubenden Prozess ergab.
Fehler sorgen für lästigen Mehraufwand
Durch all die manuelle Dateneingabe sind Fehler kaum zu vermeiden. Das führte zu kuriosen und leider auch kostspieligen Situationen, in denen beispielsweise die falsche Sorte Chips nach Österreich geliefert wurde. Strafzahlungen und nervenaufreibende Mails waren die Konsequenz. Zudem ist die Arbeit mit mehreren offenen Fenstern und Spreadsheets mühsam und eintönig zugleich. Der Wunsch, nur in dem eigenen ERP System die Bestellung zu bearbeiten, wuchs stetig.
Als Zwischenlösung wurde ein CSV Import per Hand ins System übertragen. Dadurch konnten allerdings keine ausgehenden Nachrichten versendet werden. Dieser Prozess führte zu viel Mehraufwand im Operations-Team.
Eine der wenigen Möglichkeiten, diesen Prozess automatisiert abzubilden, gelingt durch den Standard Electronic Data Interchange (EDI). EDI ermöglicht den Austausch von Bestelldokumenten direkt zwischen den ERP Systemen.
Diese Anforderungen müssen erfüllt werden
Da EDI ein bewährter Standard ist, gibt es mehrere Dienstleister, die den Aufbau einer EDI Schnittstelle anbieten. Aus diesem Grund sollte die Lösung diese Anforderungen erfüllen.
- 100% Integration mit weclapp - kein manueller Datenimport oder -export
- neue EDI Verbindungen mit einem Click möglich
- Kein langwieriges IT Projekt - reibungslose Anbindung kurzfristig umsetzbar
Die Suche nach einem passenden EDI Dienstleister verlief jedoch schleppend und endete für Heimatgut frustrierend. Keines der Angebote konnte für eine einfache Verbindung zu allen Handelspartnern sorgen, die zudem im eigenen ERP System abgebildet werden kann.
Ich war Procuros gegenüber erst sehr skeptisch, nachdem ich die Erfahrung gemacht hatte, dass viele EDI Dienstleister unsere Anforderungen nicht erfüllen konnten. Die EDI Anbindung lief dann allerdings reibungslos auf Anhieb. Und dass, obwohl wir erst 2 Stunden vor dem Kickoff Meeting die API Daten zur Verfügung gestellt haben
Constantin Hasche
Projektleitung
In wenigen Tagen zu einer reibungslosen EDI Anbindung
Für eine sofortige Verbesserung der Bestellprozesse bei Heimatgut konnte der Procuros Integration Hub sorgen. Da bereits alle Handelspartner per EDI an den Procuros Hub angebunden sind, ist eine nur einmalige Anbindung nötig, welche daraufhin eine direkte EDI Verbindung zu allen wichtigen Handelspartnern ermöglicht.
Für Heimatgut an dieser Lösung entscheidend: Eine 100% Integration mit weclapp ist möglich und die Implementierung war in 2 Tagen gelöst. Lediglich die API Daten von weclapp wurden benötigt, um die EDI Verbindung einzurichten.
Neue Handelspartner können mit nur einem Klick hinzugefügt und angebunden werden
Alle Prozesse an einem Ort
Welche Auswirkungen eine reibungslose EDI Anbindung auf die tägliche Arbeit hat, wird im Operations Team deutlich. Waren vorher viele Spreadsheets und Fenster parallel geöffnet, braucht es nun lediglich noch weclapp. In weclapp laufen alle Prozesse zusammen und alle Aufgaben können von hier aus erledigt werden. Das Wechseln zwischen Excel, Lieferantenportal und co. ist nicht mehr nötig. Alle Prozesse werden an einem Ort ganzheitlich abgebildet und können von hier aus bearbeitet werden.
Webinar Procuros x Heimatgut x weclapp
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