Effiziente Prozesse als Grundlage für starkes Wachstum: Wie Kraftling mit EDI den Bestellprozess digitalisiert

Über Kraftling

Kraftling hat sich das ehrgeizige Ziel gesetzt, gesunde Ernährung für jede/n einfach zu machen. Mit dieser Vision ist das Kölner Unternehmen 2018 gestartet und kann für sich in Anspruch nehmen, eine echte Marktlücke geschlossen zu haben. Durch ein spezielles Verfahren stellt Kraftling Ingwer-Shots her, die nicht nur über den eigenen Online-Shop verkauft werden, sondern mittlerweile in fast jedem Regal des Lebensmitteleinzelhandels zu finden sind.

Die wichtigsten Handelspartner befinden sich im Bio-, und Lebensmitteleinzelhandel in ganz Deutschland.

Enormes Wachstum bringt Prozesse an Ihre Grenzen

Gestartet in den ersten Supermärkten rund um Köln, kamen mit dem starken Wachstum vielerlei Herausforderungen auf Kraftling zu. Als besonders aufwändig erwies sich ein nicht vollständig automatisierter und an vielen Stellen manueller Bestellprozess. Zwar nutzte Kraftling bereits ein leistungsfähiges ERP System (Xentral), dennoch mussten an vielen Stellen im Bestellprozess noch Daten per Hand eingegeben werden. Das Ergebnis: Ineffiziente und fehleranfällige Prozesse, die schnell wachsende Startups wie Kraftling in ihrer Wachstumsphase stark einschränken können.

Der Prozess vor der EDI-Einführung

Bestellungen wurden per Email empfangen oder den Lieferantenportalen der jeweiligen Handelspartner entnommen und danach per Hand ins ERP System eingetippt. Anschließend musste die Auftragsbestätigung wieder händisch in das Portal eingepflegt werden. Erfolgt der Warenversand, mussten Dokumente des Logistikdienstleisters, wie z. B. die Lieferavise sowie die Rechnung in das eigene ERP System und das Lieferantenportal des Händlers übertragen werden. Eine mühsame und wenig erfüllende Aufgabe, die Mitarbeitende zahlreiche Stunden pro Woche gebunden hat. Darüber hinaus war ein 4 - 6 Augenprinzip nötig, um manuelle Fehler zu minimieren.

 Für viele Startups ist das Thema EDI ein Fragezeichen - da traut man sich nicht so richtig heran. Für uns lagen die Vorteile von EDI allerdings auf der Hand. Die Grundlage für effiziente Prozesse.

Maximilian Wermke

Co Founder

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Digitale Bestellungen via EDI

Eine Skalierung und Automatisierung des Bestellprozesses basiert im Einzelhandel auf einer Anbindung via EDI. EDI steht für Elektronischer Datenaustausch und wird als Standard bereits seit Jahrzehnten genutzt. Hierbei wird das ERP System des Handelspartners (z. B. REWE) mit dem eigenen ERP System verbunden, sodass diese auf direktem Wege Bestelldokumente miteinander austauschen können.

Die Vorteile des digitalen Bestellprozesses via EDI bei Kraftling:

Automatisierung

Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen können automatisch in dem eigenen ERP System empfangen bzw. versendet werden. Eine manuelle Übertragung aus oder in ein pdf Format entfällt.

Fehlerreduktion

Durch die automatische Erfassung der Bestellungen gehören Tippfehler der Vergangenheit an und es werden Fehler im gesamten Prozess minimiert. Sollte es trotzdem zu einem Fehler kommen, kann dieser ausgelesen werden. Die Folge ist eine deutlich erhöhte Prozesskontrolle. Das minimiert Strafzahlungen, die aus fehlerhaften Lieferungen resultieren können.

Im Falle von Kraftling kam die Herausforderung dazu, dass innerhalb kurzer Zeit diverse Handelspartner (u.A. Edeka und Rewe) angebunden werden mussten.

Der Procuros Integration Hub

Procuros ermöglicht es, den gesamten Bestellprozess zu digitalisieren - ohne hohe Anfangsinvestitionen oder komplexe und langwierige IT Projekte. Der Mehraufwand durch Lieferantenportale und manuelle Dateneingabe soll Food StartUps nicht weiter vom Kerngeschäft abhalten.

Procuros konnte als entscheidendes Puzzleteil zum starken Wachstum bei Kraftling beitragen. Ein digitalisierter Order to Invoice Prozess bietet die Grundlage, auf der Kraftling das Geschäftsmodell skalieren kann. Im Ergebnis steht eine große Zeitersparnis durch den nun effizienten, automatisierten Prozess und ein zufriedeneres Team, da repetitive und wenig wertstiftende Aufgaben minimiert wurden. Der Fokus liegt nun wieder auf den Kernprozessen und nicht der zeitraubenden, manuellen Dateneingabe. Die Vorteile des Procuros Integration Hub:

• Keine Anfangsinvestition oder Anbindungsgebühren
• Direktes Arbeiten im ERP System
• Plug-and-Play-Implementierung

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Was Procuros auszeichnet, ist das Mindset. Statt das Problem in den Vordergrund zu rücken, wird aktiv nach Lösungen gesucht. Das sieht man im IT Umfeld eher selten.