Wachstum mit System: 3Bears verbindet Handelspartner mit Procuros
Hintergrund
3Bears ist eine der bekanntesten Food-Brands Deutschlands – bekannt für innovative Haferprodukte und eine starke Präsenz in führenden Einzelhandelsketten. Das Münchener Start-up trat 2017 erstmals in der TV-Show „Die Höhle der Löwen“ auf, wo es ein Investment von Unternehmer Frank Thelen erhielt. Seitdem hat sich 3Bears zu einer festen Größe im Lebensmittelhandel entwickelt, mit einer treuen Konsumentenbasis und einem stetig wachsenden Produktsortiment.
Mit diesem schnellen Wachstum stieg jedoch auch die operative Komplexität. 3Bears arbeitet mit mehreren externen Produzenten und einem Logistikdienstleister zusammen – und koordiniert gleichzeitig Dutzende Handelspartner in ganz Deutschland. Obwohl das Unternehmen früh auf moderne und schlanke Prozesse setzte, stießen die manuellen Abläufe bei wachsendem Volumen schnell an ihre Grenzen:
Produzenten tauschten regelmäßig Excel-Dateien mit Produktionszahlen, Lagerbeständen und Mindesthaltbarkeitsdaten aus. Das funktionierte grundsätzlich, führte aber häufig zu Verzögerungen, Fehlern und fehlender Echtzeit-Transparenz über Bestände. Bestellungen, Produktionsplanung und Lieferkoordination erforderten lange E-Mail-Ketten – Effizienz blieb dabei auf der Strecke.
Parallel dazu plante 3Bears den nächsten großen Schritt: die internationale Expansion. 2025 kehrte das Unternehmen zu „Die Höhle der Löwen“ zurück, um das nächste Kapitel seiner Erfolgsgeschichte zu präsentieren – den Markteintritt in neue Länder. Der erste internationale Meilenstein war die Listung bei Albert Heijn in den Niederlanden. Noch größer ist der Schritt nach Großbritannien, unterstützt durch Harry Kane, Kapitän der englischen Fußballnationalmannschaft, der als Markenbotschafter gewonnen wurde. Kane selbst betonte, wie natürlich die Partnerschaft entstanden sei – und lobte sowohl das Produkt als auch die Mission von 3Bears.
Um weiter zu skalieren, ohne den administrativen Aufwand zu erhöhen, entschied sich 3Bears, seine Handelspartner digital direkt mit dem ERP-System Xentral zu verknüpfen.
Ergebnisse nach der Einführung von Procuros
Dank Procuros spart 3Bears heute über 60 Stunden pro Monat – Zeit, die das Team nun in Wachstum statt Administration investieren kann.
Wie Procuros das ermöglicht hat
1. Nahtlose ERP-Integration
Mit der Procuros–Xentral-App konnte 3Bears neue Handelspartner innerhalb weniger Tage anbinden. Mittlerweile sind bereits fast 30 Partner digital verknüpft. Die Einrichtung verlief unkompliziert, und volle EDI-Fähigkeit wurde erreicht – ganz ohne langwieriges IT-Projekt.
2. Automatisierter Dokumentenaustausch
Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften fließen heute direkt in Xentral ein – ganz ohne manuelles Hochladen oder endlose E-Mail-Ketten. Diese Aufgaben wurden drastisch reduziert, was den Alltag insbesondere für das Sales- und Finance-Team erheblich erleichtert. 3Bears gehört zudem zu den ersten Unternehmen, die unsere neue Remittance-Advice-Funktion (Zahlungsavis) testen.
3. Entlastung für Sales & Finance
Für Gisela und ihr Team bedeutet Procuros eine enorme Arbeitserleichterung. Bestellungen empfangen und Rechnungen versenden funktioniert nun reibungslos und nahezu fehlerfrei – das spart wertvolle Zeit und sorgt für spürbare Entlastung im Tagesgeschäft. Statt Daten manuell zu pflegen, genügt heute ein Klick im Portal – den Rest übernimmt Procuros.
4. Schnelle Anbindung großer Kunden
Auch internationale Großkunden wie Albert Heijn konnten in wenigen Schritten angebunden werden. In Zukunft werden Funktionen wie Order OCR (automatische Belegerkennung) zusätzlich dabei helfen, Bestellungen, die bislang per E-Mail eingehen, vollständig zu automatisieren.
5. Persönlicher Support
3Bears schätzt nicht nur die Automatisierung, sondern auch den persönlichen Support durch Procuros. Gisela betont, dass Fragen stets schnell beantwortet werden und sich das Team bestens unterstützt fühlt. Diese starke Partnerschaft gibt Sales und Finance die Sicherheit, dass alles zuverlässig im Hintergrund läuft.
Kundenstimme
„Ich bin super zufrieden mit dem großartigen Service von Procuros. Alle Prozesse rund um Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen laufen reibungslos und mit sehr wenigen Fehlern. Auch spezielle Anforderungen einzelner Kunden werden berücksichtigt. Ich muss nur im Portal eine Verbindung anfordern – Procuros kümmert sich um den Rest. Das macht meinen Job viel einfacher: weniger manuelle Arbeit, mehr Zeit gespart.“
— Gisela, Finance Department, 3Bears Foods GmbH
Fazit
Durch die Verbindung von Xentral und Procuros konnte 3Bears manuelle Abstimmungen durch vollständig digitale Workflows ersetzen.
Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften fließen nun direkt ins ERP-System, wodurch manuelle Arbeit und Fehler deutlich reduziert wurden.
Das entlastet insbesondere das Sales- und Finance-Team, das sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann – bei gleichzeitiger Sicherheit durch stabil laufende Prozesse und persönlichen Support.
Zudem kann 3Bears heute schnell neue Handelspartner, auch international, anbinden – etwa Albert Heijn – und mit kommenden Features wie Order OCR noch mehr Bestellungen automatisieren, die bislang per E-Mail eingehen.
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