EDI-Integration in das eigene ERP-System: Wie die EDI-Implementierung bei Heimatgut schnell gelöst wurde
Über Heimatgut
Heimatgut begann 2014 mit einem Versprechen: „Wir werden Snacks von ihrem schlechten Ruf befreien.“ Gesagt, getan. Das Hamburger Food-Startup mischt den Snackmarkt mit biologischen Produkten ohne Chemikalien auf. Heute verwalten 20 Mitarbeiter das vielfältige Sortiment und haben dafür gesorgt, dass die Marke Heimatgut in jedem Supermarkt zu finden ist. Heimatgut verspricht: Immer vegan. Immer organisch. Niemals künstlich.
Neben dem D2C-Geschäft über den eigenen Online-Shop gehören dm, Edeka und Alnatura zu den wichtigsten Handelspartnern. Wir verwenden weclapp als unser ERP-System.
Zeitaufwändige Prozesse bremsen Ihr Wachstum
Digitalisierung und Automatisierung scheinen nicht mehr nur abgedroschene Schlagworte zu sein. Dennoch gibt es immer noch Prozesse, die größtenteils manuell durchgeführt werden müssen. Heimatgut hatte die gleiche Erfahrung gemacht, als es zum ersten Mal Geschäftsbeziehungen mit Lebensmittelhändlern aufbaute. Bestellungen mussten entgegengenommen und manuell an das ERP-System übertragen werden, bevor eine Lieferbestätigung an den Kunden gesendet werden konnte. Die anschließende Rechnungsstellung musste ebenfalls manuell erfolgen, was zu einem unglaublich zeitaufwändigen Prozess führte.
Fehler sorgen für lästigen Mehraufwand
Aufgrund der manuellen Dateneingabe sind Fehler fast unvermeidlich. Dies führte zu seltsamen und leider kostspieligen Situationen, wie zum Beispiel, dass die falschen Chips nach Österreich geliefert wurden. Strafen und nervenaufreibende E-Mails waren die Folge. Darüber hinaus ist das Arbeiten mit mehreren geöffneten Fenstern und Tabellenkalkulationen sowohl mühsam als auch eintönig. Der Wunsch, Bestellungen ausschließlich im firmeneigenen ERP-System abzuwickeln, wuchs stetig.
Als Zwischenlösung wurde ein CSV-Import manuell in das System übertragen. Dies bedeutete jedoch, dass keine ausgehenden Nachrichten gesendet werden konnten. Dieser Prozess verursachte erhebliche zusätzliche Arbeit für das Betriebsteam.
Eine der wenigen Möglichkeiten, diesen Prozess zu automatisieren, ist die Verwendung des Electronic Data Interchange (EDI) -Standards. EDI ermöglicht den direkten Austausch von Bestelldokumenten zwischen ERP-Systemen.
Diese Anforderungen müssen erfüllt sein
Da EDI ein bewährter Standard ist, bieten mehrere Dienstleister die Erstellung einer EDI-Schnittstelle an. Aus diesem Grund sollte die Lösung diese Anforderungen erfüllen.
- 100% ige Integration mit weclapp — kein manueller Datenimport oder -export
- Neue EDI-Verbindungen mit einem einzigen Klick möglich
- Kein langwieriges IT-Projekt — reibungslose Anbindung kann kurzfristig umgesetzt werden
Die Suche nach einem geeigneten EDI-Dienstleister verlief jedoch schleppend und endete für Heimatgut in Frust. Keines der Angebote konnte eine einfache Verbindung zu allen Handelspartnern bieten, die auch im ERP-System des Unternehmens abgebildet werden konnte.
Anfangs stand ich Procuros sehr skeptisch gegenüber, da ich festgestellt hatte, dass viele EDI-Dienstleister unsere Anforderungen nicht erfüllen konnten. Die EDI-Verbindung funktionierte jedoch von Anfang an reibungslos. Und das, obwohl wir die API-Daten erst zwei Stunden vor dem Kick-off-Meeting bereitgestellt hatten.
Constantin Hasche, Projektleiter
Nur noch wenige Tage bis zu einer reibungslosen EDI-Verbindung
Der Procuros Integration Hub ermöglichte es Heimatgut, seine Bestellprozesse sofort zu verbessern. Da alle Handelspartner bereits per EDI mit dem Procuros Hub verbunden sind, ist nur eine einmalige Verbindung erforderlich, die dann eine direkte EDI-Verbindung zu allen wichtigen Handelspartnern ermöglicht.
Ausschlaggebend für Heimatgut bei der Wahl dieser Lösung war, dass sie eine 100-prozentige Integration mit weclapp bieten und in nur zwei Tagen implementiert werden können. Alles, was für die Einrichtung der EDI-Verbindung benötigt wurde, waren die API-Daten von weclapp.
Alle Prozesse an einem Ort
Die Auswirkungen einer reibungslosen EDI-Verbindung auf die tägliche Arbeit sind im Betriebsteam deutlich sichtbar. Während früher viele Tabellenkalkulationen und Fenster gleichzeitig geöffnet waren, wird jetzt nur noch weclapp benötigt. Alle Prozesse laufen in weclapp zusammen und alle Aufgaben können von hier aus erledigt werden. Das Hin- und Herschalten zwischen Excel, dem Lieferantenportal und anderen Programmen ist nicht mehr notwendig. Alle Prozesse werden ganzheitlich an einer Stelle abgebildet und können von hier aus abgewickelt werden.
Webinar Procuros x Heimatgut x weclapp