Wie HOLY während der Migration auf Odoo über 80 % Auftragsautomatisierung erreichte
Über das Unternehmen
HOLY ist eine der am schnellsten wachsenden Getränkemarken Deutschlands und fordert mit einer neuen Generation funktionaler Drinks die klassische Softdrink-Kategorie heraus.
Gestartet als Digital-first-D2C-Marke, hat HOLY schnell den Sprung in den stationären Handel geschafft und geht nun die nächsten Schritte auf internationaler Ebene. Mit diesem Wachstum baut das Unternehmen ein Betriebsmodell auf, das genauso schnell skalieren soll wie die Marke selbst.
Automatisierung steht im Zentrum dieser Strategie: Statt repetitive operative Arbeit mit dem Geschäft mitwachsen zu lassen, investiert HOLY in die digitale Infrastruktur, die nötig ist, um Transaktionen durchgängig zu automatisieren und die nächste Wachstumsphase zu tragen.
Herausforderung
Das Handelsgeschäft von HOLY wuchs schneller als die Infrastruktur dahinter.
Während EDI bereits einen großen Teil der Händlerbestellungen automatisierte, waren die übrigen Bestellprozesse über das bisherige Order-Management-System von HOLY, PDFs, E-Mails und manuelle Abläufe verstreut. Interne Bestellungen mussten weiterhin als PDF erstellt und per E-Mail weitergeleitet werden, während fehlerhafte Produkt- und Stammdaten zusätzliche Ausnahmen verursachten, die Mitarbeitende manuell klären mussten.
Mit steigenden Transaktionsvolumen war die Auftragsautomatisierung an ihre Grenzen gestoßen. Jede weitere Expansion im Handel und im Ausland hätte zunehmend mehr operative Komplexität und manuelle Arbeit bedeutet.
Gleichzeitig migrierte HOLY seine Auftragsabwicklung auf Odoo als neues ERP-Rückgrat. Die Herausforderung ging also über die Anbindung weiterer Händler hinaus: HOLY musste jeden Bestellkanal automatisieren und zugleich seine Kernsysteme umbauen – ohne das Geschäft auszubremsen.
Lösung
HOLY entschied sich für Procuros als Infrastruktur-Layer rund um Odoo und führte EDI sowie bisher manuelle Bestellprozesse in einem automatisierten Betriebsmodell zusammen.
Bei EDI-fähigen Händlern verbindet sich Procuros direkt mit deren bestehenden Systemen und übernimmt automatisch partnerspezifische Formate, Mappings und Anforderungen. So ist HOLY von der Integrationskomplexität jedes einzelnen Händlers entkoppelt.
Für Bestellungen, die als PDF oder per E-Mail eingehen, wandelt der Procuros Order Agent unstrukturierte Dokumente automatisch in strukturierte Transaktionen um und holt so bisher manuelle Bestellkanäle in denselben digitalen Ablauf.
Entscheidend dabei: HOLY musste nicht warten, bis ERP-Migration, Händler und Bestellkanäle gleichzeitig bereit waren. Mit Procuros liefen Anbindung und Automatisierung unabhängig weiter, während HOLY seine Prozesse schrittweise auf Odoo umstellte.
Das Ergebnis ist eine Infrastruktur für jeden Bestellprozess – EDI oder Nicht-EDI, alt oder neu –, die sich mit den Systemen und dem Handelsnetzwerk von HOLY weiterentwickelt.
Procuros war ein zentraler Bestandteil unserer ERP-Migration und hat es uns ermöglicht, unsere Kernsysteme zu modernisieren, ohne das Geschäft auszubremsen. Wir können neue Händler anbinden, neue Märkte erschließen und mehr Bestellprozesse automatisieren, ohne zusätzliche Integrationskomplexität oder operativen Mehraufwand – und haben damit die Infrastruktur, um effizient zu skalieren.
Ergebnisse
Indem bisher manuelle PDF- und E-Mail-Bestellungen in denselben automatisierten Ablauf überführt wurden, steigerte HOLY seine Automatisierungsquote bei Bestellungen auf Anhieb auf über 80 %.
Gleichzeitig konnte HOLY sein Händlernetz weiter ausbauen, unter anderem nach Großbritannien, ohne für jeden neuen Markt und Händler neue Integrationsinfrastruktur aufzubauen oder zusätzliche operative Komplexität zu schaffen.
Procuros gibt HOLY die Flexibilität, das Geschäft auszubauen und parallel die Kernsysteme umzubauen: Neue Händler und Bestellkanäle lassen sich unabhängig von der ERP-Migration anbinden, während die Prozesse schrittweise auf Odoo umziehen.
Als Nächstes weitet HOLY die Automatisierung auf Abläufe aus, die noch menschliches Eingreifen erfordern, und prüft den Einsatz derselben Infrastruktur auf der Lieferantenseite.
Das Ziel: einen wachsenden Anteil der B2B-Transaktionen in vollständig autonome Abläufe zu überführen – damit HOLY Händler, Märkte und Transaktionsvolumen skalieren kann, ohne den operativen Aufwand dahinter mitwachsen zu lassen.