Wie 3Bears EDI automatisiert hat, um im internationalen Handel zu skalieren
Über das Unternehmen
3Bears ist eine Münchner Lebensmittelmarke, bekannt für ihre Produkte auf Haferbasis. Nachdem das Unternehmen 2017 in „Die Höhle der Löwen“ bundesweit Aufmerksamkeit erlangt hatte, entwickelte es sich zu einer der bekannten Lebensmittelmarken Deutschlands und baute sein Sortiment sowie seine Präsenz bei führenden Händlern aus.
Heute reichen die Ambitionen über Deutschland hinaus. 2025 startete 3Bears bei Albert Heijn in den Niederlanden und bereitet die Expansion nach Großbritannien vor – unterstützt von Markenbotschafter Harry Kane.
Hinter diesem Wachstum steht eine zunehmend komplexe Lieferkette: 3Bears arbeitet mit mehreren externen Produzenten, einem Logistikdienstleister und Dutzenden Handelskunden in verschiedenen Märkten zusammen.
Herausforderung
Mit dem Wachstum von 3Bears stieg auch der Abstimmungsaufwand, um Produkte, Bestellungen und Daten zwischen allen Beteiligten im Fluss zu halten.
Produzenten tauschten Excel-Dateien mit Produktionsmengen, Lagerbeständen und Mindesthaltbarkeitsdaten aus. Bestellungen, Produktionsplanung und Lieferungen liefen über lange E-Mail-Verläufe. Handelskunden brachten ihre eigenen EDI-Anforderungen mit, während Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften weiterhin manuell in verschiedenen Systemen bearbeitet werden mussten.
In kleinerem Maßstab funktionierte dieses Setup. Doch höhere Volumen und mehr Handelskunden bedeuteten zunehmend mehr manuelle Arbeit, mehr Raum für Fehler und weniger Transparenz für das Team.
Die internationale Expansion brachte eine weitere Dimension hinzu. Einen großen Kunden wie Albert Heijn anzubinden hieß, dessen technische und EDI-Anforderungen zu erfüllen – ohne jede neue Listung zu einem weiteren IT-Projekt zu machen.
3Bears brauchte eine Möglichkeit, das wachsende Händlernetzwerk direkt an Xentral anzubinden, den Dokumentenaustausch zu automatisieren und neue Kunden ohne zusätzlichen operativen Aufwand hinzuzufügen.
Lösung
3Bears hat sein ERP-System Xentral an Procuros angebunden und so eine einzige Verbindung zwischen dem internen System und dem wachsenden Händlernetzwerk geschaffen.
Procuros übernimmt die EDI-Konnektivität und die kundenspezifischen Anforderungen im Hintergrund. Bestellungen fließen jetzt direkt von den Handelskunden in Xentral, während Rechnungen und Gutschriften automatisch über die geforderten Kanäle und Formate zurückgesendet werden.
Für das 3Bears-Team vereinfacht das die Verwaltung neuer Händleranbindungen grundlegend. Statt einzelne EDI-Implementierungen zu koordinieren, beantragt das Team eine neue Anbindung über Procuros – Procuros übernimmt die Einrichtung und die laufenden Anforderungen.
Mit dem nativen Procuros-Xentral-Konnektor lassen sich neue Kunden innerhalb weniger Tage anbinden – ohne langes oder komplexes IT-Projekt. So wurde 3Bears für über 30 Kunden EDI-fähig, während Xentral im Zentrum der Abläufe bleibt.
Dieselbe Infrastruktur unterstützt auch die internationale Expansion. Als 3Bears bei Albert Heijn startete, übernahm Procuros die nötige Konnektivität, um den neuen Händler in das bestehende Setup einzubinden – ohne eine weitere eigenständige Integration aufzubauen.
Und die Automatisierung geht über Bestellungen hinaus. Rechnungen und Gutschriften fließen jetzt direkt zwischen Xentral und den Handelskunden. Außerdem gehört 3Bears zu den ersten Kunden, die die automatisierte Verarbeitung von Zahlungsavisen testen.
Ich beantrage einfach eine Anbindung im Portal und Procuros kümmert sich um den Rest. Das macht meine Arbeit viel einfacher – weniger manuelle Arbeit und viel gesparte Zeit.
Ergebnisse
Durch die Automatisierung von EDI-Konnektivität und Dokumentenaustausch spart 3Bears heute mehr als 60 Stunden manuelle Arbeit pro Monat.
Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften laufen automatisch zwischen über 30 Handelskunden und Xentral. Das reduziert manuelle Uploads, E-Mail-Abstimmungen und Fehler in Vertrieb und Buchhaltung deutlich.
Gleichzeitig ist die Anbindung eines neuen Händlers zu einem wiederholbaren Prozess geworden statt zu einem neuen EDI-Projekt. Neue Kunden lassen sich innerhalb weniger Tage hinzufügen. So kann 3Bears sein Händlernetzwerk ausbauen und neue Märkte erschließen, ohne die Konnektivitätsinfrastruktur jedes Mal neu aufzubauen.
Statt mit jedem neuen Händler mehr operative Komplexität zu schaffen, kann 3Bears Kunden, Märkte und Transaktionsvolumen auf derselben EDI-Infrastruktur hinzufügen.
Ich bin super zufrieden mit dem tollen Service von Procuros. Alle Prozesse rund um Rechnungen, Gutschriften und Bestellungen laufen reibungslos und mit sehr wenigen Fehlern. Auch die besonderen Anforderungen einzelner Kunden werden berücksichtigt.
