Wie followfood über 30 Handelspartner in weniger als zwei Wochen auf ein neues ERP migrierte
Über das Unternehmen
followfood ist ein deutsches Unternehmen für nachhaltige Lebensmittel, das auf Transparenz entlang der gesamten Lieferkette setzt. Das Sortiment umfasst mehr als 90 Produkte, und jedes Produkt trägt einen Tracking-Code, mit dem Verbraucherinnen und Verbraucher seine Herkunft nachverfolgen können.
Mit dem Wachstum des Unternehmens konnte das bestehende ERP-System die erforderlichen Prozesse und Volumen nicht mehr abbilden. followfood entschied sich für den Wechsel auf ein neues ERP-System – und wollte dabei die etablierten digitalen Verbindungen zu seinen Handels- und Logistikpartnern am Laufen halten.
Herausforderung
Die ERP-Migration brachte eine zweite Herausforderung mit sich: Was passiert mit EDI?
followfood tauschte bereits Bestellungen, Rechnungen und Versanddokumente digital mit mehr als 30 Handels- und Logistikpartnern aus, darunter große Händler wie REWE und EDEKA.
Mit einem klassischen EDI-Setup hätte der Wechsel auf ein neues ERP bedeutet, die einzelnen Mappings zwischen ERP und jedem Handelspartner neu aufzubauen. Mehr als 30 Verbindungen, Formate und partnerspezifische Anforderungen hätten für das neue System neu erstellt werden müssen.
Die ERP-Migration war bereits ein großes internes Projekt. followfood musste sein EDI-Setup umziehen, ohne daraus eine weitere langwierige IT-Migration zu machen – und ohne während der Umstellung auf Händlerportale oder manuelle Dokumentenverarbeitung zurückzufallen.
Lösung
Statt jede EDI-Verbindung neu aufzubauen, hat followfood sein neues ERP einmalig an Procuros angebunden.
Procuros sitzt zwischen dem ERP und dem Handelspartner-Netzwerk von followfood und übernimmt die unterschiedlichen EDI-Formate, Kommunikationskanäle und partnerspezifischen Anforderungen. Das ERP muss daher nur ein standardisiertes Datenmodell mit Procuros austauschen, statt für jeden Händler eigene Mappings zu pflegen.
Bestehende Verbindungen ließen sich auf das neue ERP übertragen, ohne die gesamte EDI-Landschaft von Grund auf neu aufzubauen.
Da viele Handelspartner von followfood bereits Teil des Procuros-Netzwerks waren, wurde das neue Setup in weniger als zwei Wochen umgesetzt.
Über dieselbe Infrastruktur lassen sich auch Partner anbinden, die klassischerweise nicht EDI-fähig sind. Dokumente, die etwa per E-Mail eingehen, können strukturiert und direkt ins ERP übertragen werden. So kann followfood auch kleinere Lieferanten und Produzenten in denselben digitalen Ablauf einbinden.
Dank Procuros konnten wir beim Thema EDI schnell nachziehen. Ein neues ERP-System bringt schon genug grundlegende Veränderungen mit sich – EDI sollte einfach nahtlos und ohne langwieriges Projekt integriert werden.
Ergebnisse
followfood hat seine EDI-Prozesse in nur zwei Wochen auf das neue ERP migriert und dabei über 30 Handels- und Logistikpartner über Procuros angebunden.
Heute laufen mehr als 15.000 Transaktionen pro Jahr über das Setup. Der automatisierte Datenaustausch hat die Fehler um 90 % reduziert und spart 5–6 Stunden pro Person und Woche.
Vor allem musste followfood für die ERP-Migration nicht Dutzende einzelne EDI-Integrationen neu aufbauen und pflegen.
Procuros hat die Handelspartner-Ebene vom ERP selbst getrennt: Eine einzige ERP-Anbindung gibt followfood Zugriff auf das gesamte Partnernetzwerk – unabhängig vom Format oder den technischen Anforderungen der einzelnen Partner.
Das heißt: Der nächste ERP-Wechsel, ein neuer Händler oder ein neuer Dokumentenfluss erfordert keinen kompletten Neuaufbau der EDI-Landschaft.
Was ich an Procuros schätze, ist die unkomplizierte und schnelle Kommunikation. Probleme werden in kurzer Zeit gelöst, und man hat eine Sorge weniger.
