Wie Niche Beauty über 300 Lieferanten digitalisiert und 100 in einer Woche angebunden hat
Über das Unternehmen
Niche Beauty wurde 2011 in Hamburg gegründet und hat sich zu einer führenden Adresse für unabhängige und aufstrebende Luxus-Beauty-Marken entwickelt – aufgebaut auf einer einfachen Idee: außergewöhnliche Marken zu entdecken, bevor sie Mainstream werden.
Heute hat Niche Beauty mehr als 1 Million Kundinnen und Kunden in über 100 Ländern bedient und gehört zur DOUGLAS Group, Europas führender Premium-Beauty-Plattform.
Niche Beauty verfolgt beim Wachstum einen Automation-first-Ansatz. Während das Unternehmen seinen Technologie-Stack weiterentwickelt, gestaltet es die Arbeit in Einkauf, Logistik, Finanzen und Stammdaten systematisch neu und nutzt Automatisierung und KI, um repetitive Abläufe zu eliminieren, statt sie mit mehr Personal zu skalieren.
Herausforderung
Vor Procuros sah Niche Beauty ein großes Potenzial, sein Lieferantennetzwerk zu digitalisieren – damals waren weniger als 5 % der Prozesse digital.
Die rund 350 Lieferanten reichen von globalen Beauty-Konzernen bis zu kleinen, gründergeführten Nischenmarken, viele davon ohne EDI-Fähigkeit. Bestellungen wurden aus dem ERP-System SelectLine als Excel-Dateien oder PDFs exportiert, während Bestätigungen, Lieferinformationen und Rechnungen per E-Mail in unterschiedlichen Formaten zurückkamen.
Mit dem wachsenden Sortiment wuchs auch die manuelle Arbeit dahinter. Die Teams mussten fehlenden Bestätigungen und Lieferscheinen hinterherlaufen, jeden Monat rund 600 Wareneingänge abgleichen und Rechnungen Zeile für Zeile prüfen. Fehlende oder fehlerhafte Lieferantendaten verursachten zusätzliche Arbeit in Einkauf, Logistik und Finanzen.
Niche Beauty konnte jedoch nicht einfach von jedem Lieferanten verlangen, EDI oder ein neues Portal einzuführen. Die Fähigkeit, Nischenmarken schnell zu entdecken und anzubinden, ist zentral für das Geschäftsmodell – die Konnektivität musste sich also den Lieferanten anpassen, nicht umgekehrt.
Um das Sortiment weiter auszubauen, ohne dass die operative Komplexität mitwächst, brauchte Niche Beauty eine Möglichkeit, jeden Lieferanten vom ersten Tag an zu digitalisieren – unabhängig von seinen technischen Möglichkeiten.
Procuros ist ein konkreter Beleg dafür, was eine Data-first-Infrastruktur leistet: 90 % weniger manuelle Verarbeitung von Lieferantenbestellinformationen und 70 % Rechnungsautomatisierung in der ersten Woche – eine hochmoderne Tech-Infrastruktur, mit der wir intelligenter skalieren und unseren kleinen Teams mehr Raum für die Arbeit geben, bei der Menschen den größten Mehrwert schaffen: Entscheidungen treffen, Probleme lösen und Beziehungen pflegen.
Lösung
Niche Beauty entschied sich für Procuros als KI-native Supply-Chain-Infrastruktur, die das ERP-System (SelectLine) mit dem gesamten Lieferantennetzwerk verbindet – unabhängig davon, wie die einzelnen Lieferanten arbeiten.
Statt Hunderte Lieferanten zur Einführung von EDI oder eines neuen Portals zu verpflichten, passt sich Procuros an ihr bestehendes Setup an. Kleinere Marken können wie gewohnt PDFs und E-Mails senden, während das KI-native Document Understanding von Procuros die Daten automatisch extrahiert, strukturiert, anreichert und validiert. EDI-fähige Lieferanten werden über dieselbe Infrastruktur angebunden.
Über eine einzige API-Verbindung zu SelectLine, betreut vom Procuros-Partner Viebrock, kann Niche Beauty den gesamten Dokumentenfluss digitalisieren: Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis, Rechnungen und Gutschriften. Der Invoice Verification Agent gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen ab, erkennt Abweichungen bei Preisen, Mengen oder Steuerangaben und zeigt nur die Ausnahmen an, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern. So verlagert sich die Arbeit im Finanzbereich von der manuellen Prüfung jeder Rechnung hin zur Bearbeitung vordefinierter Ausnahmen.
Entscheidend ist: Die Digitalisierung von Lieferanten hängt nicht mehr von deren IT-Reife ab. Ob globaler Beauty-Konzern oder kleine aufstrebende Marke von irgendwo auf der Welt – Niche Beauty kann Lieferanten in denselben digitalen Prozess einbinden, ohne jede neue Geschäftsbeziehung zu einem weiteren Integrationsprojekt zu machen.
Unsere Stärke ist es, Marken zu entdecken, bevor es andere tun – deshalb wächst und verändert sich unsere ausgewählte Lieferantenbasis ständig. Mit Procuros konnten wir 100 bestehende Lieferanten in einer einzigen Woche reibungslos auf die Plattform migrieren. Unser Team kann mehr Zeit dort verbringen, wo es Mehrwert schafft: die nächsten großartigen Marken entdecken und bestehende Lieferantenbeziehungen auf Wachstum, Chancen und gemeinsame Prioritäten ausrichten, statt PDFs und E-Mail-Bestätigungen hinterherzulaufen.
Ergebnisse
Heute betreibt Niche Beauty ein digitales Netzwerk mit über 300 aktiven Lieferanten – nach einem fast vollständig manuellen Betrieb. 100 Lieferanten gingen in einer einzigen Woche live, das vollständige Onboarding war nach 4,5 Monaten abgeschlossen.
Die Wirkung geht über reine Konnektivität hinaus. Die Lieferantenkommunikation, die früher rund 400 E-Mails alle zwei Wochen verursachte, ist jetzt strukturiert und automatisiert. Der Verwaltungsaufwand für das Einkaufsteam sank dadurch um rund 90 %.
Gleichzeitig hat der Einkauf mehr Transparenz über Bestätigungen und Lieferungen, während sich der Finanzbereich auf Rechnungsausnahmen konzentrieren kann, statt jedes Dokument Zeile für Zeile manuell abzugleichen.
Als Nächstes blicken Niche Beauty und Procuros über die Dokumentenautomatisierung hinaus auf zunehmend agentische Lieferantenprozesse – von der Stammdatenvalidierung und Preisänderungen bis hin zu Zoll und tiefergehender Rechnungsautomatisierung. Das Ziel: von der Digitalisierung von Transaktionen dahin zu kommen, dass KI-Agenten zunehmend Daten validieren, Ausnahmen klären und Lieferantenprozesse autonom koordinieren.
Mit Procuros konnten wir von Anfang an 70 % der Eingangsrechnungsverarbeitung automatisieren und so die dafür benötigte manuelle Kapazität und Personalstärke deutlich reduzieren. Für uns bedeutet modernes Finance, verlässliche Prozesse aufzubauen, die zum Geschäftsmodell passen und auf Skalierung ausgelegt sind. Invoice Verification läuft im Hintergrund, markiert die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen, und lässt das Team sich auf die Lösung statt auf den Abgleich konzentrieren – das macht uns intern effizienter und zu einem verlässlichen Partner für unsere Lieferanten.
